06.04.2020 – News, Wissen
Das Projektaudit aus Sicht einer Auditorin

Nach DIN ISO 9000 ist ein Audit ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind. Doch was bedeutet das für ein Projektaudit?

Meine Aufgaben im Vorfeld

Zunächst muss ich mir in der Auditplanung Gedanken darüber machen, was ich in dem Audit herausfinden möchte. Ist mein Kriterium der Projektplan, dessen Einhaltung ich prüfen will? Oder ist es die Einhaltung der Vorgaben des Projekthandbuches? Je nach dem, werden die Fragen, die ich für das Audit vorbereite, sehr unterschiedlich sein. Zur Vorbereitung der Auditfragen sollte ich den Projektplan bzw. das Projekthandbuch vorliegen haben, denn dies erleichtert mir die Zusammenstellung des Fragenkataloges.

Stehen die Auditfragen, erstelle ich einen Zeitplan für das Audit, den ich dem Projektleiter übermittle. Gemeinsam mit dem Projektleiter wird geplant, wer für eine Befragung zur Verfügung stehen soll. Die direkte Befragung von Beteiligten bringt deutlich mehr Aufschluss, als sich lediglich mit dem Projektleiter zu unterhalten. Unangekündigte Audits machen meist keinen Sinn, da hier Widerstände bei den Auditierten generiert werden.

Jedes Audit sollte durch ein Eingangsgespräch begonnen werden, bei dem die Auditbeteiligten über den Sinn und Ablauf aufgeklärt werden und Fragen stellen können. Dies schafft eine Beziehungsbasis, die die Durchführung sehr erleichtert.

Das Audit

Das eigentliche Audit dient dazu, sich durch zielgerichtete Fragen einen Überblick über den Zustand des Projektes zu machen. Den besten Weg zu umfassenden Auditnachweisen bieten offene Fragen. Sie beginnen mit den bekannten „W“-Frageworten, also mit wer, wie, was, welche(s), warum, wieso, wo, wohin usw... Gute Öffner sind auch: „wie stellen Sie sicher, dass…., „woran erkennen Sie ….“ oder „wie gewährleisten Sie…“. Diese Art zu fragen bewegt den Auditierten dazu, von sich aus ausführlicher zu berichten.  Dabei sollte ich mich immer daran erinnern, dass sich der Begriff „Audit“ von dem Verb „audire“, also zuhören, ableitet. Als Auditor bin ich keinesfalls Berater oder Inspektor. Meine Aufgabe ist es, mir möglichst umfassend Kenntnisse über das Vorgehen beziehungsweise die Ergebnisse des Projektes zu verschaffen und dann gegebenenfalls mit den Auditierten gemeinsam Verbesserungspotentiale zu entwickeln. Audits durchzuführen hat viel Ähnlichkeit mit Coaching, bei beidem wird „fragend entwickelt“.

Am Ende meines Audits steht das Abschlussgespräch, in dem ich die Ergebnisse und die vereinbarten Korrekturmaßnahmen bespreche. Hier können noch eventuelle Missverständnisse aus dem Weg geräumt werden. Die Auditierten sollen schließlich nicht vom Auditbericht „überrascht“ werden!

Der Abschluss: Der  Auditbericht

Im Auditbericht werden der Eindruck des Audits zusammengefasst und die Feststellungen sowie vereinbarte Korrekturmaßnehmen aufgelistet. Der Projektleiter sorgt dafür, dass Abstellmaßnahmen auch umgesetzt werden. Ist das Auditziel, die Einhaltung von Vorgehensweisen aus dem PM-Handbuch zu prüfen, ist der Bericht auch für das PMO wertvoll, das daraus praxisnahe Hinweise zur Verbesserung des Projektmanagementsystems gewinnen kann.

Andrea Follert Autorin des Artikels

  • Zertifizierte und Akkreditierte PM-Trainerin GPM
  • EOQ Auditorin