19.03.2020 – News, Wissen
Wer sein Problem (auf-)zeichnen kann - kann es auch erklären

Visualisierung von Prozessen

Wenn man am Anfang eines Projektes steht, kommt die Frage nach dem Ziel auf. Sicherlich wissen viele Projektleiter, dass man Ziele SMART (specific, mensurable, accepted, realistic & time bound) definieren sollte. Aber in der Realität ist das gar nicht so einfach. Deshalb sollte man zuerst versuchen den Kunden zu verstehen. Was will der Kunde? Was will er wirklich? Denn auch das Gesagte ist nicht immer gleich verständlich oder umsetzbar. 

Dabei geht es nicht darum, dass man den eigentlichen Grund verbergen möchte. Es geht darum, dass auch der Kunde oder Auftraggeber erst lernen muss, was er eigentlich will. Oftmals werden hier vorschnell Aktionen definiert, anstelle einer wirklichen Analyse des Problems. 
Wenn der Projektleiter eine Veränderung herbeiführen soll, muss das „wirkliche" Ziel klar sein. Ziele folgen einer Problemstellung, nicht einem Selbstzweck. Das Ziel wiederum ist notwendig, um eine nachhaltige und sinnhafte Projektplanung zu erhalten. Jegliche Art von Hick-Hack rund um die Problem- und Zielvorstellung führt kurzfristig zu Verdruss, Mehrarbeit und Frustration bei allen Beteiligten.

Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte

Aus diesem Grunde drücke ich meinen Kunden gerne einen Stift in die Hand und fordere sie auf mir den Sachverhalt aufzuzeichnen. Im wörtlichen Sinne, mit Papier und Stift einfach mal eine Skizze anfertigen. Was ist eigentlich Dein Problem lieber Auftraggeber? 
Alles Fragen die sich leicht auf Papier bannen lassen. Und wer eine gute Zeichnung seines Problems bieten kann, hat sich auch schon mit seinem Problem beschäftigt. Denn einfach ein "löse es einfach für mich - Du bist doch der Projektleiter" hilft nicht. Wir müssen verstehen - wir müssen uns gegenseitig verstehen und da, sagt ein Bild mehr aus als 1000 Worte. 

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Anmerkung: Die Wortwahl „gute Zeichnung" ist bewußt gewählt, denn es geht nicht um eine "schöne Zeichnung".

Ist jeder von uns ein Künstler, Zeichner, Maler? Wohl kaum - und die Aufforderung etwas zu zeichnen, liegt für viele Menschen außerhalb der eigenen Komfortzone. Dennoch hilft eine Skizze die Herausforderung zu verstehen. Dabei können einfach beschriftete Boxen oder Strichmänchen genauso gut wirken wie eine perfekte Visualisierung. Es geht in diesem Stadium ums Verstehen - nicht um das schönste Kunstwerk. 
Wichtig ist nicht die Lösung sondern das Problem zu visualisieren. Denn wer die Herausforderung versteht, kann auch die richtige Lösung herbeiführen. Wer diese Zeit der Klärung einspart, kann nur durch Zufall eine Kundenzufriedenheit erreichen und das kann als Projektleiter niemals unser Ziel sein. 

Fragen stellen - Antworten aufzeichnen

Wie gehen wir also solche Zeichnungen an? Beantwortet als Team einfach folgende drei Fragen:

  1. Wie äußert sich das Problem im jetzigen Alltag der Beteiligten?
    Es hilft hier die Häufigkeit mit aufzunehmen, da es einen Unterschied macht, ob etwas   einmal oder mehrfach auftritt. Seid spezifisch wann und unter welchen Umständen das Phänomen erscheint. 
     
  2. Welche Auswirkungen hat die Herausforderung auf die Arbeit oder Arbeitsergebnisse der Betroffenen?
    Hier sollte man Auswirkungen auf interne und externe Stakeholder betrachten. Auch, wenn     die Auswirkungen noch nicht komplett absehbar sind sollte dieses vermerkt werden. 
     
  3. Warum solltet ihr dieses Problem gerade jetzt angehen?
    Es ist wichtig, dass das Management versteht, warum man ein Problem gerade jetzt angehen sollte und nicht zu einem anderen Zeitpunkt. Wenn bisher nichts gemacht wurde und es einfach so lief, warum sollte ich heute daran etwas ändern - es läuft doch. 

All diese Dinge könntet ihr als Text festhalten - oder sie zeichnen. Zeichnungen ohne Text sind im Übrigen genauso schwer zu verstehen wie Textkolonnen. Aus diesem Grunde nutzt beide Elemente um erfolgreich zu sein. 

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Erst wenn sich Auftraggeber und Vertreter der Betroffenen einig sind, dass diese Zeichnung das "eigentliche" Problem zeigt, dürft ihr euch als Projektleiter damit zufrieden geben. Sollte jemand nicht zufrieden sein, greift auf die „5-x-Warum-Technik“ zurück. Hierbei fragt man bis zu 5 Mal „Warum?“ (wie ein kleines Kind) - meistens kommt man dann sehr gut zum Kern des Problems. 

Das „Big-Picture“

Erst auf dieser Basis könnt ihr nun Lösungsansätze entwickeln, welche in einer smarten Zieldefinition münden. Und auch hier kann euch die bisherige Zeichnung dabei helfen ein Gesamtbild über das Projekt zu erstellen. Das sogenannte "Big Picture" erstellt man in einem Projekt, um darzustellen, welche Veränderung man herbeiführen will. Den Status Quo habt ihr schon gezeichnet, bleibt also nur noch die Zielkonfiguration zu zeichnen und den Weg dort hin. So könnt ihr zu jeder Zeit alle Parteien abholen. Das Big Picture ist im Übrigen eine Zeichnung, die in einem Projektraum einen Platz gleich neben der Projektionsfläche haben sollte. So werden alle immer wieder daran erinnert, wo das Projekt gestartet ist und wo es enden soll.  

Und jetzt bist Du dran - probiere es aus. Dazu bedarf es in unserer Welt viel Selbstbewusstsein, denn es soll ja schließlich immer perfekt sein. Das muss es in diesem Fall nicht, denn es geht ums Verstehen und verständlich Machen. Der Nutzen dieser Methode steht vor jedem Designanspruch, den der ein oder andere an sich selbst hat. 

Mein Profi-Tipp

Lasst euch die Herausforderung verbal erklären. Gebt dem Auftraggeber/Anwesenden jeweils einen Stift und Zettel in die Hand und visualisiert gleichzeitig. Du als Projektleiter, was Du verstanden hast und der Auftraggeber, was er gerade versucht hat zu vermitteln. Vergleicht anschließend die Ergebnisse, um ein gemeinsames Bild entstehen lassen. 

Viel Spaß dabei!

Andreas Splett
 

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Andreas Splett AUTOR DES ARTIKELS

  •     Zertifizierter und Akkreditierter PM-Trainer GPM

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