Glossar

Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement ist eine Arbeitsweise, bei der Projekte teamübergreifend und etappenweise in kurzen, zeitlich beschränkten Zyklen (Sprints) vorangetrieben werden. Man plant also nicht gleich den gesamten Projektablauf, sondern konzentriert sich auf genau abgegrenzte Abschnitte innerhalb eines Projektes.

Arbeitspaket

Im klassischen Projektmanagement ist ein Arbeitspaket die kleinste, klar definierte Einheit innerhalb eines Projekts, die eine spezifische Aufgabe oder Teilaufgabe beschreibt. Es umfasst eine detaillierte Beschreibung der Arbeit, die erledigt werden muss, plus Informationen zu Verantwortlichkeiten, Ressourcen, Dauer und erwarteten Ergebnissen. In der Regel werden Arbeitspakte im Projektstrukturplan (PSP) zusammengefasst. Sie dienen dazu, das Projekt in überschaubare, messbare Schritte zu unterteilen, um den Fortschritt besser planen und kontrollieren zu können.

Assessor

Ein Assessor ist für die Prüfung und Bewertung von Zertifikaten verantwortlich. Assessoren selber müssen IPMA® zertifiziert sein. Sie bewerten die Ergebnisse und sind für die Vergabe des Zertifikats verantwortlich.

Auftragsklärung

Die Auftragsklärung ist essenzieller Bestandteil im Projektmanagement und bildet die Basis für die Projektführung. Unter Auftragsklärung im Projektmanagement versteht man den Prozess, bei dem die genauen Ziele, Erwartungen und Rahmenbedingungen eines Projekts zwischen Auftraggeber und Projektteam geklärt werden.

Folgende Punkte sollten geklärt werden:

• Projektziele: Was soll mit dem Projekt erreicht werden?
• Rollen und Verantwortlichkeiten: Wer ist wofür zuständig?
• Ressourcen: Welche Mittel (Zeit, Budget, Personal) stehen zur Verfügung?
• Risiken: Welche potenziellen Hindernisse könnten auftreten?
• Erfolgskriterien: Wie wird der Projekterfolg gemessen?

Mit Hilfe einer ausführlichen Auftragsklärung werden Missverständnisse vermieden.

AT

AT ist die Abkürzung für akkreditierter Trainer. Jene Trainer werden durch die PM-ZERT zertifiziert und von der GPM® akkreditiert.

ATP

Die GPM® autorisiert Trainingspartner, die damit dem Qualitätsversprechen und den Vorgaben der GPM® verpflichtet sind. Nur autorisierte Trainingspartner dürfen das ATP-Logo nutzen.

AZAV

Die Akkreditierungs- und Zulassungsverordnung Arbeitsförderung (AZAV) ist eine Verordnung in Deutschland, die regelt, unter welchen Bedingungen Bildungsträger und Maßnahmen zur beruflichen Weiterbildung von der Bundesagentur für Arbeit gefördert werden können. Träger und Maßnahmen müssen dafür bestimmte Qualitätsstandards erfüllen und von einer unabhängigen Stelle zertifiziert werden.

Backlog

Ein Backlog ist eine Liste von Produktanforderungen, jedoch keine To-Do-Liste, sondern eine Liste aller vom Kunden gewünschten Features. Im agilen Arbeiten hilft das Backlog dem Projektteam, die Features zu priorisieren. Pflege und Priorisierung obliegen dem Product Owner.

Bildungsgutschein

Ein Bildungsgutschein ist ein Förderinstrument der Arbeitsförderung. Die Bundesagentur für Arbeit oder das jeweilige Jobcenter stellt den Bildungsgutschein aus. Jobsuchende können sich über einen so genannten Bildungsgutschein weiterbilden. Die Bildungsmaßnahme muss die Chancen auf eine neue Herausforderung erhöhen und Arbeitssuchende zukunftsfähig machen. Ansprechpartner beim Thema Bildungsgutschein und Förderung von Weiterbildung ist der jeweils zuständige Berater in der Arbeitsagentur oder im Jobcenter.

Brainstorming

Brainstorming ist eine kreative Methode, um schnell viele Ideen zu generieren.

Business Case

Mit einem Business Case wird geklärt, ob sich eine Investition in ein Vorhaben lohnt.

Um diese Frage zu beantworten, enthält der Business Case folgende Informationen:

• möglicher Nutzen
• Beitragen zum Erreichen strategischer Unternehmensziele
• Wirtschaftlichkeit
• Risiken
• Ist-Zustand und Auswirkungen, wenn nicht gehandelt wird
• Lösungsansätze mit Handlungsempfehlungen
• Informationen zu Zeitrahmen und Beteiligten

Basierend auf diesen Informationen können Geschäftsführung oder andere Entscheidungsträger eine fundierte Entscheidung zum weiteren Vorgehen treffen. Daher wird ein Business Case vor dem Projektstart angelegt.

Change Agent

Ein Change Agent ist eine Person, die in einem Unternehmen Veränderungsprozesse aktiv gestaltet, fördert und begleitet. In der GPM Weiterbildung® wird der Projektmanager als zentraler Change Agent geschult, da er die Verantwortung trägt, Wandel im Unternehmen strategisch zu planen, Teams zu motivieren und Widerstände zu überwinden mit dem Ziel, nachhaltige Veränderungen erfolgreich umzusetzen. Der Change Agent ist damit vor allem operativ mit dem Change beschäftigt.

Change Management

Unter Change-Management, auch Veränderungsmanagement genannt, sind alle Maßnahmen zu verstehen, die Veränderungen im Unternehmen begleiten, fördern und umsetzen. Das Ziel dabei: moderne Strukturen und zeitgemäße Strategien, um zukunftsfähig zu bleiben. Eine besondere Rolle im Change-Management spielt die Kommunikation. Sie muss zielgerichtet sein, damit alle im Unternehmen Veränderungen akzeptieren und positiv begleiten.

Change Manager

Ein Change Manager ist eine Fachkraft, die Veränderungsprozesse in Organisationen plant, steuert und begleitet. Im Gegensatz zum Change Agent geht es dabei um strategische Ziele, Veränderungen sollen nachhaltig implementiert werden.

Der Fokus des Change Managers liegt auf der Analyse der Transformation, der Einbindung des Teams und der Minimierung von Widerständen. Mit einer Ausbildung zum Change Manger erhalten Projektmanager das erforderliche Werkzeug, Projekte und die damit verbundenen Veränderungen aktiv und erfolgreich zu gestalten.

Delphi-Methode

Mit der Delphi-Methode – benannt nach dem Orakel von Delphi – können Prognosen über zukünftige Entwicklungen erstellt werden. Darauf basierend können Handlungsempfehlungen abgeleitet werden. Experten werden einzeln befragt in mehreren Runden. Nach jeder Runde gibt es eine Zusammenfassung der Antworten. Mittels der Einzelbefragungen werden Abstimmungen unter den Experten und damit auch Diskussionen vermieden.

Design Thinking

Design Thinking ist eine kreative Methode, um neue Lösungen zu finden und damit innovativ zu bleiben. Dabei handelt es sich um einen Prozess mit 5 Phasen.

DISG

DISG ist der Name eines Persönlichkeitstests, der auf Selbstbeschreibung beruht und vier Grundtypen kennt: Dominanz, Initiative, Stetigkeit und Gewissenhaftigkeit. Eine Einschätzung nach dieser Methode ist hilfreich für die Projektleitung.

Mit dem Wissen, welche Typen dem Projektleiter im Team begegnen, können jene gezielt auf die individuellen Bedürfnisse und Stärken der anderen eingehen. Die Typisierung macht das Verhalten, die jeweiligen Kommunikationsstile und damit auch die Motivation der einzelnen Teammitglieder besser verständlich. In der Kommunikation kann die Projektleitung gezielt auf die Mitarbeitenden eingehen und durch individuelle Ansprache die Teamdynamik optimieren.

Elevator Pitch

Ein Elevator Pitch ist eine kurze, prägnante Präsentation einer Idee, eines Produkts oder eines Unternehmens, die in der Zeit einer Aufzugsfahrt (ca. 30-60 Sekunden) gehalten werden kann. Ziel des Pitches ist es, das Interesse des Gegenübers schnell zu wecken und die wichtigsten Punkte überzeugend darzustellen.

Führung

Im Kontext des Projektmanagements bedeutet Führung, das Projektteam zu koordinieren, zu inspirieren und in die richtige Richtung zu lenken, um den Projekterfolg sicherzustellen. Die Projektleitung muss nicht nur die fachlichen Aufgaben im Blick haben, sondern das Team stärken und eine produktive, vertrauensvolle Arbeitsatmosphäre schaffen.

GPM®

Steht für die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement®. Der Fachverband für Projekt Management und die deutsche Ländervertretung der International Project Management Association (IPMA® ).

Harvard-Methode

Die Harvard-Methode ist ein Verhandlungsansatz, der darauf abzielt, durch sachbezogenes Verhandeln eine Win-Win-Lösung zu finden. Die Interessen beider Parteien stehen im Fokus. Es sollen gemeinsame Lösungen entwickelt werden, ohne auf Positionen zu beharren.

Hybrides Projektmanagement

Im hybriden Projektmanagement werden klassische Ansätze mit agilen Methoden kombiniert, um die Stärken beider Ansätze für den Projekterfolg zu nutzen. Strukturierte Planung und Steuerung – Elemente aus dem klassischen Projektmanagement – werden dabei mit der flexiblen und iterativen Arbeitsweise aus der agilen Arbeitswelt kombiniert. Kundenwünsche können so schneller berücksichtigt und Projekte effizienter umgesetzt werden. In der Weiterbildung hybrid+ (GPM) gehen wir auf die Thematik hybrides Projektmanagement genauer ein.

ICB

Die Abkürzung für Individual Competence Baseline. Diese stellt den weltweiten Standard für individuelle Kompetenzen in den Domänen Projektmanagement, Programmanagement und Projektportfoliomanagement dar.

IPMA®

Die International Project Management Association® ist seit 1965 der Dachverband des Projektmanagements und in über 70 Ländern weltweit vertreten.

IZR

Eine so genannte Inhouse-Zertifizierungsrunde (IZR) ist eine Zertifizierungsrunde (Prüfungsrunde), die ein Unternehmen bei der PM-ZERT für eigene Kunden anlegt.

Kanban

Kanban ist eine agile Methode, die darauf abzielt, den Arbeitsfluss zu optimieren. Sie verwendet ein visuelles Board, auf dem Aufgaben in verschiedenen Phasen (z. B. „To Do“, „In Bearbeitung“, „Fertig“) dargestellt werden. Ziel dieser agilen Methode ist es, die Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben zu begrenzen und so Überlastung zu vermeiden und Engpässe frühzeitig zu erkennen. Durch kontinuierliche Verbesserung und Anpassung wird der Workflow effizienter gestaltet. Kanban ermöglicht Flexibilität und Transparenz im Projektteam, da der Fortschritt jeder Aufgabe jederzeit und für jeden sichtbar ist.

Kick-off

Ein Kick-off ist eine Phase im Projektmanagement. Mit dem Kick-off  startet ein Projekt offiziell.

Kotters 8-Stufen-Modell

Bei diesem Modell geht es um eine Methode, die bei Change-Prozessen eingesetzt wird. Sie besteht aus 8 Phasen. Für Projektmanager ist das Modell besonders hilfreich, um Veränderungsprozesse systematisch und nachhaltig zu gestalten.

Laut Kotter sollten Projektmanager in 8 Schritten vorgehen:

• Erkenntnis von Veränderungsbedarf
• Aufbau einer Führungskoalition aufbauen
• Entwicklung von Vision und Strategie
• Kommunikation der Vision n.
• Beseitigung von Widerständen
• Erste erkennbare und kurzfristige Erfolge als Zwischenschritt
• Umsetzung weiterer Maßnahmen
• Festigung neuer Prozesse in Unternehmenskultur

Kreativitätstechniken

Kreativitätstechniken sind Methoden, die die Kreativität fördern sollen. Sie variieren in ihrer Vorgehensweise. Grundsätzlich werden Kreativitätstechniken eingesetzt, um Ideen zu generieren oder neue Problemlösungen zu finden. Beliebte Kreativitätstechniken sind: Brainstorming, Design Thinking, Illumination, 6 Denkhüte…

Krisenmanagement

Krisenmanagement ist der Prozess, in dem Maßnahmen ergriffen werden, um eine plötzlich auftretende, kritische Situation, die den Erfolg eines Projekts gefährden könnte, zu meistern. Ziel des Krisenmanagements ist es, Schäden zu minimieren, den Projektfortschritt zu sichern und das Vertrauen der Stakeholder aufrechtzuerhalten.

Lean Management

Lean Management ist eine Unternehmensphilosophie, deren Ziel es ist, Prozesse effizienter zu gestalten und die Verschwendung von Ressourcen so gering wie möglich zu halten. Das Ziel von Lean Management ist die kontinuierliche Verbesserung und damit die Gestaltung der gesamten Wertschöpfungskette.

Lessons Learned

Hierbei handelt es sich um eine Methode im Projektmanagement, um aus abgeschlossenen Projekten zu lernen. Diese Erkenntnisse sollen bei neuen Projekten helfen, Fehler zu vermeiden, und damit Risiken reduzieren. Die Projektqualität soll sich basierend auf den Learnings verbessern.

Lewins 3-Phasen-Modell

Das Modell kommt vor in unseren Changemanagement-Kursen. Es handelt sich um ein einfaches Konzept für Veränderungsprozesse in drei Schritten: Unfreeze – Change – Refreeze.

Für Projektmanager bedeutet das: Erst die Akzeptanz für den Wandel schaffen, dann Veränderungen durchführen und schließlich sicherstellen, dass die Veränderungen langfristig bestehen bleiben.

LGA

Kurz für Lehrgangsanbieter. LGA bieten zusammen mit ATPs Projektmanagement-Lehrgänge an, die der GPM® -Qualität unterliegen.

Management by Exception

Management by Exception heißt, dass Führungskräfte nur in außergewöhnlichen oder kritischen Fällen eingreifen. Das ist der Fall, wenn vorher festgelegte Ziele bzw. Vorgaben nicht erreicht werden. Mitarbeitende bearbeiten Routineentscheidungen und alltägliche Aufgaben eigenständig.

Meilenstein

Ein Meilenstein ist im Projektmanagement ein Ereignis von besonderer Bedeutung. Es bietet überprüfbare Zwischenziele, die die Planung und Kontrolle des Projektfortschritts erleichtern.

Meilensteintrendanalyse

Mit einer Meilensteintrendanalyse behalten Sie den Überblick über den Projektfortschritt.

Multiprojektmanagement

Laut Norm DIN 69909 ist Multiprojektmanagement ein „organisatorischer und prozessualer Rahmen für das Management mehrerer einzelner Projekte“. Daher kann der Begriff des Multiprojektmanagements als Oberbegriff für Programm- und Portfoliomanagement angesehen werden.

Nachhaltigkeit

Unter Nachhaltigkeit versteht man die sparsame Nutzung aller Ressourcen. Das Ziel von Nachhaltigkeit ist es, Schäden an Mensch, Tier und Umwelt zu vermeiden beziehungsweise so gering wie möglich zu halten. Nachhaltigkeit basiert auf dem Prinzip, ökonomische, ökologische und soziale Aspekte miteinander in Einklang zu bringen. In Projekten ist Nachhaltigkeit wichtig, um Konflikte aufgrund unterschiedlicher Interessenslagen zu vermeiden.

OKR

OKR steht für Objectives and Key Results. Dabei geht es um ein Rahmenwerk für das Zielmanagement in Unternehmen.

OZR

In regelmäßigen Abständen bietet die PM-ZERT offene Zertifizierungsrunden (OZR) an den Standorten Nürnberg und Hannover an. An den OZR Zertifizierungsrunden können alle Teilnehmenden bundesweit teilnehmen.

PM-ZERT

Die PM-ZERT ist die alleinige und unabhängige Zertifizierungsstelle für Projektmanagementpersonal in Deutschland.

Projekt

Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben mit einem klar definierten Ziel, das in einem bestimmten Zeitraum und mit begrenzten Ressourcen realisiert wird. Ein Projekt umfasst eine Reihe von Aktivitäten, die koordiniert werden müssen, um ein Ergebnis zu erzielen.

Projektmanagement

Projektmanagement ist die Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten, um festgelegte Ziele innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens und eines vorgegebenen Budgets zu erreichen. Das Projektmanagement umfasst die Organisation von Ressourcen (Personal, Materialien und Finanzen), um Aufgaben effizient und erfolgreich abzuschließen. Ziel ist es, das Projekt so zu leiten, dass es qualitativ hochwertige Ergebnisse liefert, die die Erwartungen der Stakeholder erfüllen. Wichtige Aspekte im Projektmanagement sind die Einhaltung von Terminen, Kosten und Qualitätsanforderungen.

PMO

PMO ist die Abkürzung für Project Management Office. Bei einem PMO handelt es sich um eine organisatorische Einheit oder Abteilung innerhalb eines Unternehmens. Ihre Aufgabe: Das PMO ist dafür verantwortlich, Projekte, Programme und Portfolios zu standardisieren, zu koordinieren und zu überwachen. Das PMO unterstützt Projektleitung und Projektmanagement bei der Steuerung von Projektaufgaben und übernimmt administrative und organisatorische Aufgaben. Ein PMO ist besonders nützlich in größeren Organisationen oder in Unternehmen, die viele parallele Projekte durchführen, da es die Komplexität reduziert und die Zusammenarbeit verbessert.

Projektstrukturplan (PSP)

Ein Projektstrukturplan ist eine hierarchische Gliederung aller Aufgaben, Arbeitspakete und Teilprojekte eines Projekts. Mit dem Projektstrukturplan lassen sich Projekte übersichtlich strukturieren, Zuständigkeiten festlegen und eine Grundlage für Planung, Steuerung und Kontrolle schaffen. Demnach ist der Projektstrukturplan ein wichtiges Instrument im Projektmanagement.

PxP

PxP ist die Abkürzung für Praxisphase. Praxisphasen sind bei REUTER management training lehrgangsbegleitend und unterstützen Teilnehmende bei der Prüfungsvorbereitung. Bei Bedarf können mehrere PXP hinzugebucht werden.

Qualifizierungsgeld

Beim Qualifizierungsgeld handelt es sich um eine Entgeltersatzleistung, die Beschäftigte während ihrer Fortbildung erhalten. Der Arbeitgeber wird so entlastet, er zahlt „nur“ die Weiterbildung. Beantragt wird diese Förderung vom Arbeitgeber, Ansprechpartner ist das Jobcenter.

Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement im Projektmanagement umfasst alle Maßnahmen und Prozesse, die sicherstellen, dass die Ergebnisse eines Projekts die festgelegten Anforderungen und Erwartungen erfüllen. Ziel ist es, die Qualität der Projektergebnisse und der Projektprozesse zu planen, zu steuern und kontinuierlich zu verbessern. Qualitätsmanagement umfasst Qualitätsplanung, Qualitätssicherung und -kontrolle sowie die kontinuierliche Verbesserung.

SCRUM

SCRUM ist ein Vorgehensmodell im Projekt- und Produktmanagement, das auf folgenden Kernprinzipien basiert: Transparenz, kontinuierliche Verbesserung, Selbstorganisation und schnelle Anpassung an Änderungen. Die Ursprünge dieses agilen Frameworks liegen in der Softwareentwicklung. Mittlerweile wird SCRUM aber in vielen Bereichen und Branchen eingesetzt.

SCRUM basiert auf Iterationen, sogenannten Sprints, in denen ein funktionsfähiges Ergebnis erstellt wird. Ein Sprint ist ein fester Zeitraum, in dem ein Ziel erreicht werden soll. Der Zeitraum umfasst in der Regel ein bis vier Wochen. Im Daily SCRUM werden täglich kurz die aktuellen Ergebnisse und Aufgaben besprochen.

Die Aufgaben unterscheiden sich. Die Aufgaben, die im aktuellen Sprint bearbeitet werden, gehören in den Sprint Backlog. Im Product Backlog werden alle Aufgaben gelistet und priorisiert.

Damit Scrum funktioniert, müssen bestimmte Rollen vergeben werden.

• Product Owner: Verantwortlich für die Anforderungen und deren Priorisierung im Product-Backlog.
• Scrum Master: Unterstützt das Team, beseitigt Hindernisse und sorgt für die Einhaltung der Scrum-Regeln
• Entwicklungsteam: Selbstorganisiertes Team, das die Arbeit umsetzt

Stabsorganisation

Eine Stabsorganisation ist eine Organisationsform, bei der spezielle Stellen oder Abteilungen, so genannte Stäbe, geschaffen werden. Aufgabe der Stäbe ist es, das Management oder die Führungsebene zu unterstützen. Die Stabstellen haben weder eigene Entscheidungs- noch Weisungsbefugnis. Beispiele für typische Stabsstellen sind Rechtsabteilungen, Controlling oder strategische Planung.

Stakeholder

Ein Stakeholder (deutsch: Interessengruppe, Anspruchsberechtigter) ist jede Person oder Gruppe, die ein Interesse am Verlauf oder Ergebnis eines Projekts hat. Stakeholder können direkten Einfluss auf das Projekt haben oder von den Ergebnissen betroffen sein. Daher ist es für den Projekterfolg wichtig, die Bedürfnisse und Erwartungen zu verstehen und im Projektverlauf zu berücksichtigen, um den Erfolg des Projekts sicherzustellen.

Stakeholder unterscheiden sich in:

• Interne Stakeholder: Projektteam, Führungskräfte, Mitarbeiter im Unternehmen.
• Externe Stakeholder: Kunden, Lieferanten, Investoren, Partner oder Regulierungsbehörden.

Transformationsprojekte

siehe Changemanagement

UE

Eine Unterrichtseinheit (UE) besteht aus 45 Minuten.

User Story

Eine User Story (deutsch: Anwendererzählung) beschreibt, was ein Benutzer (User) will. User Stories kommen bei der Entwicklung von Produkten oder Software innerhalb von agilen Frameworks zum Einsatz und bestehen aus ein paar Sätzen, in denen grob beschrieben wird, was der Benutzer des Produkts machen will bzw. muss.

Vier-Seiten-Modell

Das Vier-Seiten-Modell (auch Kommunikationsquadrat) ist ein Modell von Friedemann Schulz von Thun. Jede Nachricht enthält demnach vier Botschaften gleichzeitig. Und zwar auf der Beziehungsebene, der Sachebene, einen Appell sowie eine Selbstaussage. Das Modell hilft, Missverständnisse in der Kommunikation zu vermeiden und ist demnach wichtig für Projektmanager.

Zertifizierung

Im Rahmen einer Zertifizierung überprüft und bewertet eine unabhängige Stelle die Konformität einer Organisation, eines Produkts oder einer Person bezogen auf festgelegte Standards. Eine Zertifizierung stellt sicher, dass vorgegebene Qualitäts- oder Leistungsstandards beziehungsweise Branchenstandards erfüllt werden.