Visualisierungstechniken im Projektmanagement: Klarheit durch Bilder schaffen

Warum sind Visualisierungstechniken im Projektmanagement wichtig?

Am Anfang eines jeden Projekts steht die Frage: Was ist das Ziel? Projektleiter wissen, dass Ziele im Projekt nach der SMART-Methode (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert) definiert werden sollten. Doch in der Realität ist es nicht immer leicht, klare Ziele zu formulieren. Hier kommen Visualisierungstechniken ins Spiel.

Bevor eine Projektplanung überhaupt starten kann, ist es essenziell, den Kunden und dessen Bedürfnisse genau zu verstehen. Um ein Projekt erfolgreich zu führen, muss der Projektleiter das „wirkliche“ Ziel kennen, das auf einer fundierten Problemstellung basiert. Diese Aufgabe ist Teil der Auftragsklärung.

Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte: Die Macht der Visualisierung in der Projektarbeit

Um Missverständnisse im Projekt zu vermeiden, fordere ich meine Kunden auf, den Sachverhalt zu skizzieren. Visualisierung bedeutet in diesem Fall nicht, ein Kunstwerk zu schaffen, sondern mit einfachen Mitteln – wie beschrifteten Boxen oder Strichmännchen – Klarheit zu erlangen.

Der Vorteil: Wer sein Problem zeichnen kann, hat es bereits gedanklich durchdrungen. Das Zeichnen liegt für viele Menschen außerhalb ihrer Komfortzone, aber es hilft dabei, Herausforderungen greifbar zu machen und eine gemeinsame Grundlage für die weitere Projektarbeit zu schaffen. Projektleiter und Kunden müssen dasselbe Bild vor Augen haben, um Missverständnisse im Laufe des Projekts zu vermeiden.

Status-Quo des Projekts visualisieren: Drei wichtige Fragen

Um eine Visualisierung zu erstellen, die den Status Quo und die Projektziele verdeutlicht, helfen drei zentrale Fragen:

1. Wie äußert sich das Problem im jetzigen Alltag der Beteiligten?
   Erfassen Sie, wann und unter welchen Umständen das Problem auftritt, und notieren Sie die Häufigkeit.
2. Welche Auswirkungen hat das Problem auf die Projektarbeit oder die Arbeitsergebnisse?
   Untersuchen Sie sowohl interne als auch externe Stakeholder. Auch wenn einige Auswirkungen noch nicht klar sind, sollten diese notiert werden.
3. Warum muss das Problem jetzt gelöst werden?
   Stellen Sie sicher, dass das Management versteht, warum das Problem gerade zu diesem Zeitpunkt angegangen werden sollte.

Die Antworten auf diese Fragen können textlich festgehalten oder visuell dargestellt werden. Eine Kombination aus Text und Bild ist oft am effektivsten, um den Status Quo klar zu kommunizieren.

Das „Big Picture“ visualisieren: Welches Ziel soll mit dem Projekt erreicht werden?

Das „Big Picture“ ist eine umfassende Visualisierung, die zeigt, welche Veränderung das Projekt herbeiführen soll. Nachdem der Status Quo festgehalten wurde, dient das Big Picture im Projektmanagement dazu, den angestrebten Zustand und den Weg dorthin zu visualisieren.

Das „Big Picture“ sollte idealerweise zentral im Projektraum platziert werden. So werden alle Projektbeteiligten kontinuierlich daran erinnert, wo das Projekt gestartet ist und welches Ziel erreicht werden soll.

Visualisierung als Methode im Projektmanagement

Für Visualisierungstechniken sind keine künstlerischen Fähigkeiten notwendig, sondern nur der Wunsch, Prozesse und Ziele klar zu verstehen und verständlich zu machen. Es geht um Inhalt vor Design. Durch das „Zupapierbringen“ von Ideen und Problemen wird eine klare, gemeinsame Basis geschaffen.

Praktischer Tipp für die Auftragsklärung

Visualisierung hat viel mit Kommunikation zu tun. Daher ist Visualisierung auch so hilfreich im Projektmanagement.

Im Rahmen der Auftragsklärung schlagen wir folgendes Vorgehen vor:

• Lass Dir die Herausforderung verbal erklären und visualisiere gleichzeitig.
• Gib Deinem Auftraggeber ebenfalls Stift und Papier in die Hand.
• Der Projektleiter zeichnet, was er verstanden hat, während der Auftraggeber den Sachverhalt skizziert.

Ein Vergleich der Ergebnisse zeigt, ob ein gemeinsames Verständnis für den Auftrag vorliegt und wo noch Erklärungsbedarf besteht. Demnach ist Visualisierung ein wertvolles Tool für jeden Projektmanager bzw. Projektleiter, um das Projekt mit seinen Herausforderungen zu verstehen und die Kommunikation zwischen Auftraggeber und Projektmanager zu optimieren.

Mehr über Visualisierungstechniken im Projektmanagement

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