Warum die Auftragsklärung wichtig für Ihr Projekt ist

Die Rolle der Auftragsklärung im Projektmanagement

Durch eine gründliche Auftragsklärung können Fehler vermieden werden, die andernfalls später im Projektverlauf auftreten. Projektmanager müssen die Bedürfnisse sowohl des Kunden als auch des Projektteams genau verstehen. Dabei entscheidend ist, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind. Das Verständnis für die eigentliche Aufgabe und die Ziele des Kunden ist der Grundstein für eine erfolgreiche Projektdurchführung.

Die Auftragsklärung erfolgt zu Beginn des Projekts. Sie beinhaltet die Abstimmung zwischen dem Auftraggeber (Kunde) und dem Auftragnehmer (Projektmanager).

In der Auftragsklärung werden Themen geklärt wie:

• Projektanforderungen
• Projektziele
• Zeitrahmen und Fristen
• Budget bzw. finanzieller Rahmen

Das Ziel der Auftragsklärung ist ein klares gemeinsames Verständnis für die Anforderungen und Bedürfnisse des Kunden.

Nur wenn der Projektmanager weiß, was der Kunde erreichen möchte, kann das Projekt erfolgreich geplant, gesteuert und abgeschlossen werden.

Von Beginn an geklärt sein müssen im Projektmanagement:

• Ressourcen
• Budgets
• Zeitplänen

Dabei handelt es sich um nichts Anderes als dem magischen Dreieck. Dieses Projektmanagementmodell setzt die drei Faktoren Ressourcen, Budget und Zeit in Relation zueinander setzt. Die Aufgabe des Projektmanagers ist es, den Fortschritt seines Projekts zu überwachen, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb der vereinbarten Parameter abgeschlossen wird. Das setzt voraus, dass diese Parameter bereits in der Auftragsklärung korrekt abgestimmt und eindeutig geklärt wurden.

Von der Auftragsklärung hängen Erfolg oder Misserfolg des Projekts ab.

Durch eine gründliche Auftragsklärung können Fehler vermieden werden, die andernfalls später im Projektverlauf auftreten könnten. Daher lohnt es sich, mehr Zeit für die Auftragsklärung einzuplanen. Projektmanager müssen ihre Aufgabe verstehen und sie mit dem Auftraggeber final abstimmen.

Auftragsklärung und Projektmanagement – ein Zusammenspiel

Die Auftragsklärung ist der erste Schritt im Projektmanagementprozess. Das Projektteam müsse über alle relevanten Informationen verfügen und ist gefordert, Rückfragen zu stellen. Eine klare Auftragsklärung schafft die Grundlage für eine erfolgreiche Projektplanung und -steuerung.

Auf der Grundlage der Auftragsklärung erstellt der Projektmanager einen detaillierten Projektplan, der den vereinbarten Leistungsumfang und die Vorgehensweise abbildet:

• Beschreibung der Ziele
• Definition der Meilensteine
• Budgetvorgaben
• Benötigte Ressourcen
• Zeitpläne

Dieser Plan dient als Leitfaden für das gesamte Projekt und hilft dem Projektmanager, das Projekt innerhalb des vereinbarten Rahmens zu steuern. Regelmäßiges Controlling sowie der regelmäßige Austausch mit dem Team und dem Kunden stellen sicher, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Sollten Änderungen erforderlich sein, ermöglicht die enge Abstimmung mit dem Kunden, dass das Projekt weiterhin den Anforderungen entspricht.

Auftragsklärung als Basis für den Projektplan

Die Auftragsklärung ist somit der Grundstein für den Projektplan und für den erfolgreichen Abschluss jedes Projekts. Nur durch eine sorgfältige Klärung der Ziele, Anforderungen und Ressourcen kann das Projekt erfolgreich gesteuert werden.

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