Die Meilenstein-Trendanalyse
Wo stehen wir mit dem Termin? Nach der Kostenfrage ist dies die wohl meistgefürchtete Frage in der Projektarbeit.
„Tue Gutes und rede drüber“ (unbek. Autor). Dieser doch recht oft unbeherzte Spruch trifft voll ins Mark unseres heutigen Themas: die Meilenstein-Trendanalyse (MTA), natürlich uns allen eher bekannt unter der griffigen ID 04.05.10.03.01.611 der ICB 4.0.
Was ich Ihnen heute gerne vorstellen und am Ende auch für Ihre konkrete Projektarbeit mitgeben möchte, ist eine MTA in Form einer Excel-Vorlage. Diese können Sie nach Herzenslust an Ihr CD und Ihre Projektanforderungen anpassen.
Um es gleich vorweg zu nehmen: die Excel enthält keinerlei Makros und ist komplett editierbar (keine geschützten Bereiche).
Template MTA
Dieser Blog ist der erste Teil einer kleinen BLOG-Reihe hier bei RMT zum Thema „Kleine Helfertools mit Excel“. Im Plan ist neben der hier vorliegenden MTA natürlich die EVA, KTA und eine Schnittstelle für den Import aus Project-Software in all diese Vorlagen. Gern nehmen wir auch Ihre Ideen auf und schauen, ob wir daraus einfache Tools gebastelt bekommen. Wir freuen uns auf Ihre Anregungen.
„Wo stehen wir mit dem Termin?“
Nach der Kostenfrage ist dies die wohl meistgefürchtete Frage in der Projektarbeit. Nur wie kann man einem Lenkungsausschuss die Komplexität einer umfassenden Antwort hier deutlich machen? Die ICB sieht dafür unter anderem das Instrument der Meilenstein-Trendanalyse vor. Gut und schön; alles bekannt, 1000x gesehen. Nur: wenn’s daran geht, sie darzustellen, ufert die Arbeit schnell aus und wer hat schon Zeit für all das Zahlen- und Pixelgeschubse…!?
Nur um es in Erinnerung zu rufen: die MTA ist ein mitlaufendes Dokument der Projektsteuerung. Einmal angelegt, wird sie zu bestimmten Berichtsterminen fortlaufend mit neuen Daten gefüttert. Anders als die EVA, die zu jedem Stichtag neu gebaut wird, gibt es also pro Projekt immer nur genau eine MTA (also gut, wenn es denn eine gibt).
Die Basisdaten
Nun ist ein guter Zeitpunkt, um die Excel-Datei im Download-Link mal zu (speichern und zu) öffnen. Die paar wenigen Felder für die Basisinformationen können Sie ja mal testweise ausfüllen.
Wie Sie schnell sehen werden, aktualisieren sich Titel der Arbeitsmappe und des Diagramms automatisch.
Dahinter steckt eine Funktion
=VERKETTEN("MTA, ";B4;" (Stand: ";TEXT(B8;"TT.MM.JJJJ");")")
im Feld A1, die Sie natürlich nach Ihren Wünschen anpassen können. Der Diagrammtitel synchronisiert sich automatisch mit dem Feld A1.
Die Termintabelle
Dies ist die Grundlage des Diagramms. Sie können anhand der Mustertermine gut erkennen, wie die Logik funktioniert. Passen Sie einfach diese Tabelle Ihren konkreten Meilensteinterminen an. Ein paar Dinge seien an dieser Stelle aber doch noch erwähnt:
Die Zeile „Diagonale“ sollte nicht gelöscht werden und stattdessen an die Berichtszeitpunkte angepasst bzw. mit ihnen fortgeführt werden.
Um eine Zeile zu löschen, wird diese (wie üblich) markiert und entfernt. Zuvor sollten Sie aber die Referenz aus dem Diagramm entfernen, sonst meckert Excel. Dazu also das Diagramm markieren, im Kontektmenü „Daten auswählen…“ auswählen und nun bei den Reihen die gewünschte Zeile entfernen.
Wenn mit OK bestätigt, ist der Bezug weg und die Zeile kann aus der Tabelle gelöscht werden.
Und umgekehrt verhält es sich, wenn Sie neue Zeilen einfügen wollen. Dann tragen Sie zunächst den Meilenstein mit Plantermin in die Tabelle ein. Anschließend rufen Sie (wie oben) den „Daten auswählen…“-Dialog auf und klicken links bei „(Reihen)“ auf „Hinzufügen“. Nun geben Sie den Reihennamen ein (Name des Meilensteins) und die Reihenwerte. Hier markieren Sie in der Tabelle die komplette Zeile ab Plantermin.
Nun noch bestätigen und der Meilenstein taucht im Diagramm mit auf.
Nun, das war’s auch schon. Bleibt zum Schluss noch ein wenig Layouting und Ihre projekteigene MTA ist fertig.
Die Diagrammdarstellung der MTA ist nach meiner Erfahrung bei Lenkungsausschüssen und Steuerungsgremien sehr beliebt, denn die Frage „Wo stehen wir mit dem Termin?“ beantwortet sie übersichtlich, transparent und unmissverständlich.
Viel Spaß
Dirk Lönne
PS: Profitieren Sie von der professionellen Excel-Vorlage von Dirk Lönne und laden Sie das Template "Meilenstein-Trendanalyse" herunter. Zum Download.