Warum Auftragsklärung im Projekt wichtig ist
Projektmanagement und Auftragsklärung sind zwei wesentliche Komponenten für den Erfolg jedes Projekts. Ohne eine klare Auftragsklärung können Projektmanager nicht sicherstellen, dass alle beteiligten Parteien die gleiche Vorstellung davon haben, was das Projekt erreichen soll. Daher gehen wir im Folgenden genauer auf das Zusammenspiel von Auftragsklärung und Projektmanagement ein.
Projektmanager müssen in der Lage sein, die Bedürfnisse der Kunden und des Teams zu verstehen und sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten auf dem gleichen Stand sind. Das Verständnis für die eigentliche Aufgabe ist das A und O. Der Projektmanager muss genau verstehen, was der Kunde vorhat und was er erreichen möchte. Denn Projektmanagement ist der Prozess der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten, um bestimmte Ziele und Ergebnisse zu erreichen.
Projektmanagement umfasst die Koordination von
- Ressourcen
- Budgets
- Zeitplänen
Es ist Aufgabe des Projektmanagers, den jeweiligen Fortschritt zu überwachen. So stellt er sicher, dass das Projekt innerhalb der vereinbarten Parameter abgeschlossen wird. Das gelingt nur dann, wenn die Paramter korrekt abgestimmt sind. Das setzt Einigkeit von Projektmanager und Auftraggeber voraus.
Die Auftragsklärung steht zu Beginn des Projekts.
Im Rahmen der Auftragsklärung stimmen sich Auftragnehmer (Projektmanager) und Auftraggeber (Kunde) ab, um Themen wie Anforderungen, gewünschte Ziele, Zeitrahmen und das Budget zu klären. Ziel ist es, ein klares Verständnis der Bedürfnisse des Kunden zu erlangen und sicherzustellen, dass das Projektteam die Anforderungen versteht. Eine gründliche Auftragsklärung ist der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung von Projekten. Dieses Grundverständnis ist so wichtig, um zu vermeiden, sich "planlos" in die Projektarbeit zu stürzen. Fehler, die am Anfang eines Projekts gemacht werden, ziehen einen langen Rattenschwanz nach sich.
Projektmanagement und Auftragsklärung im Zusammenspiel
Die Auftragsklärung ist der erste Schritt im Projektmanagementprozess. Es ist wichtig, dass die Projektleitung und das Projektteam alle notwendigen Informationen erhalten und auch gezieltl danach fragen. Eine klare Auftragsklärung bildet die Grundlage für die erfolgreiche Planung und Steuerung des Projekts. Sobald die Auftragsklärung abgeschlossen ist, erstellt der Projektmanager einen Projektplan, der dem Liefer- und Leistungsumfang entspricht und das Projektmanagement umfasst.
Der Projektplan, der auf der Auftragsklärung basiert, sollte enthalten:
- Beschreibung der Ziele
- Definition der Meilensteine
- budgetäre Vorgaben
- notwendige Ressourcen
- Zeitpläne des Projekts
Der Plan dient als Leitfaden für das Projekt und hilft dem Projektmanager sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des vereinbarten Rahmens abgeschlossen wird. Mit einem regelmäßigen Controlling stellen Projektmanager sicher, dass das Projekt auf Kurs bleibt und die Vorgaben eingehalten werden. Das Team wird über den Fortschritt sowie über Änderungen informiert, die sich auf das Projekt auswirken können. Der regelmäßige Austausch mit dem Kunden gewährleistet dass das Projekt den Anforderungen des Kunden entspricht.
Auftragsklärung im Projektmanagement als Basis für den Projektplan
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