Warum Auftragsklärung im Projekt wichtig ist
Projektmanagement und Auftragsklärung sind zwei wesentliche Komponenten für den Erfolg jedes Projekts. Ohne eine klare Auftragsklärung können Projektmanager nicht sicherstellen, dass alle beteiligten Parteien die gleiche Vorstellung davon haben, was das Projekt erreichen soll. In diesem Blogbeitrag werden wir uns näher mit Projektmanagement und Auftragsklärung befassen.
Was ist Projektmanagement?
Projektmanagement ist der Prozess der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten, um bestimmte Ziele und Ergebnisse zu erreichen. Es umfasst die Koordination von Ressourcen, Budgets und Zeitplänen sowie die Überwachung des Fortschritts, um sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb der vereinbarten Parameter abgeschlossen wird. Projektmanager müssen in der Lage sein, die Bedürfnisse der Kunden und des Teams zu verstehen und sicherzustellen, dass alle Projektbeteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Was ist die Auftragsklärung?
Die Auftragsklärung steht zu Beginn des Projekts. Bei diesem Prozess kommt es zur Abstimmung zwischen Auftragnehmer (Projektmanager) und Auftraggeber (Kunde), um Themen wie Anforderungen, gewünschte Ziele, Zeitrahmen und das Budget zu klären. Ziel ist es, ein klares Verständnis der Bedürfnisse des Kunden zu erlangen und sicherzustellen, dass das Projektteam die Anforderungen versteht. Eine gründliche Auftragsklärung ist daher sehr wichtig und der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung von Projekten.
Wie funktionieren also Projektmanagement und Auftragsklärung zusammen?
Die Auftragsklärung ist der erste Schritt im Projektmanagementprozess. Es ist wichtig, dass die Projektleitung und das Projektteam alle notwendigen Informationen erhalten, um die Bedürfnisse des Kunden zu verstehen. Eine klare Auftragsklärung hilft dabei, die Ziele und Anforderungen des Kunden zu verstehen und zu definieren und die Grundlage für die erfolgreiche Planung und Steuerung des Projekts zu schaffen.
Sobald die Auftragsklärung abgeschlossen ist, erstellt der Projektmanager einen Projektplan, der dem Liefer- und Leistungsumfang entspricht und das Projektmanagement umfasst. Der Plan sollte eine Beschreibung der Ziele, Meilensteine, Budgets, Ressourcen und Zeitpläne des Projekts enthalten. Der Plan dient als Leitfaden für das Projekt und hilft dem Projektmanager, sicherzustellen, dass das Projekt innerhalb des vereinbarten Rahmens abgeschlossen wird.
Während des Projekts überwachen Projektmanager regelmäßig den Fortschritt des Projekts und stellen sicher, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Das Team wird über den Fortschritt sowie über Änderungen informiert, die sich auf das Projekt auswirken können. Ebenso ist der regelmäßige Austausch mit dem Kunden relevant, um sicherzustellen, dass das Projekt den Anforderungen des Kunden entspricht.
Fazit
Projektmanagement und Auftragsklärung sind zwei wichtige Komponenten für den Erfolg jedes Projekts. Eine gründliche Auftragsklärung hilft dabei, ein klares Verständnis der Bedürfnisse des Kunden zu erreichen, welche die Grundlage für den Rest des Projekts bildet. Erfahren Sie mehr über Projektmanagement und buchen Sie unser Seminar zum Projektmanager IPMA® Level D!
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