Visualisierungstechniken im Projektmanagement
Wer seine Ideen zu Papier bringen kann, hat bereits ein Bild im Kopf. Dieser Grundgedanke lässt sich auch im Projektmanagement anwenden. Visualisierungs-Techniken können im Projektmanagement Klarheit schaffen. Wie genau das geht, erklärt unser Visualisierungsexperte Andreas Splett.
Wenn man am Anfang eines Projektes steht, kommt die Frage nach dem Ziel auf. Sicherlich wissen viele Projektleiter, dass man Ziele SMART (specific, mensurable, accepted, realistic & time bound) definieren sollte. Aber in der Realität ist es nicht immer so einfach, Projektziele festzulegen.
Deshalb sollte man in der Auftragskläerung zuerst versuchen, den Kunden zu verstehen.
- Was will der Kunde?
- Was will er wirklich? Denn auch das Gesagte ist nicht immer gleich verständlich oder umsetzbar.
Oftmals werden vorschnell Aktionen definiert, anstelle einer wirklichen Analyse des Problems. Wenn der Projektleiter eine Veränderung herbeiführen soll, muss das „wirkliche" Ziel klar sein. Ziele folgen einer Problemstellung, nicht einem Selbstzweck. Das Ziel wiederum ist notwendig, um eine nachhaltige und sinnhafte Projektplanung zu erhalten. Jegliche Art von Hick-Hack rund um die Problem- und Zielvorstellung führt kurzfristig zu Verdruss, Mehrarbeit und Frustration bei allen Beteiligten.
Visualisierung als Methode: Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte
Aus diesem Grunde drücke ich meinen Kunden gerne einen Stift in die Hand und fordere sie auf, mir den Sachverhalt aufzuzeichnen. Im wörtlichen Sinne, mit Papier und Stift einfach mal eine Skizze anzufertigen. Denn wer sein Problem skizzieren kann, hat sich auch schon mit seinem Problem beschäftigt. Die Aufforderung, etwas zu zeichnen, liegt für viele Menschen außerhalb der eigenen Komfortzone. Dennoch hilft eine Skizze, die Herausforderung zu verstehen. Dabei können einfach beschriftete Boxen oder Strichmänchen genauso gut wirken wie eine perfekte Visualisierung. Es geht in diesem Stadium ums Verstehen - nicht um das schönste Kunstwerk. Projektleiter und Auftraggeber müssen sich gegenseitig verstehen, um den Auftrag zu klären und Ziele zu bestimmen.
Fragen stellen und Antworten aufzeichnen, um den Status-Quo festzuhalten.
Wie gehen wir also solche Zeichnungen an?
Drei Fragen dienen als Basis für die Visualisierung.
- Wie äußert sich das Problem im jetzigen Alltag der Beteiligten?
Es hilft hier, die Häufigkeit mit aufzunehmen, da es einen Unterschied macht, ob etwas einmal oder mehrfach auftritt. Seid spezifisch, wann und unter welchen Umständen das Phänomen erscheint. - Welche Auswirkungen hat die Herausforderung auf die Projektarbeit oder Arbeitsergebnisse der Betroffenen?
Hier sollte man Auswirkungen auf interne und externe Stakeholder betrachten. Auch, wenn die Auswirkungen noch nicht komplett absehbar sind, sollten dieses vermerkt werden. - Warum solltet Ihr dieses Problem gerade jetzt angehen?
Es ist wichtig, dass das Management versteht, warum ein Problem gerade jetzt angegangen werden sollte.
Die Antworten auf diese Fragen lassen sich textlich festhalten. Oder visuell. Da Zeichnungen ohne Text oft schwer zu entschlüsseln sind, empfiehlt sich eine Kombination aus Text und Bild. Der Akt des "Zupapierbringens" schafft Klarheit bei allen Projektbeteiligten und dokumentiert den Status-Quo.
Das sogenannte "Big Picture" erstellt man in einem Projekt, um darzustellen, welche Veränderung man herbeiführen will.
Erst auf dieser Basis könnt Ihr nun Lösungsansätze entwickeln, welche in einer smarten Zieldefinition münden. Und auch hier kann Euch die bisherige Zeichnung dabei helfen, ein Gesamtbild über das Projekt zu erstellen. Den Status Quo habt ihr gezeichnet, übrig bleibt die Zielkonfiguration und der Weg dorthin. Das Big Picture ist eine Zeichnung, die in einem Projektraum einen Platz gleich neben der Projektionsfläche haben sollte. So werden alle Projektbeteiligten immer wieder daran erinnert, wo das Projekt gestartet ist und wo es enden soll.
Visualisierung als wertvolle Methode im Projektmanagement
Und jetzt bist Du dran - probiere es aus. Visualisierung als Methode setzt keine zeichnerischen Talente voraus. Es geht ums Verstehen und Verständlichmachen. Der Nutzen dieser Methode steht vor jedem Designanspruch, den der ein oder andere an sich selbst hat.
Mein Profi-Tipp in der Auftragsklärung
Lasst euch die Herausforderung verbal erklären. Gebt dem Auftraggeber/Anwesenden jeweils einen Stift und Zettel in die Hand und visualisiert gleichzeitig. Du als Projektleiter, was Du verstanden hast, und der Auftraggeber, was er gerade versucht hat zu vermitteln. Vergleicht anschließend die Ergebnisse, um ein gemeinsames Bild entstehen lassen.
Weitere Visualisierungs-Tipps von Andreas Splett gibt es bei uns.