Auftragsklärung: Der entscheidende Erfolgsfaktor im IPMA® Projektmanagement

Die Rolle der Auftragsklärung: Den Wissensstand synchronisieren

Durch eine exzellente Auftragsklärung werden Fehler vermieden, die im späteren Verlauf oft teuer korrigiert werden müssen. Es geht darum, die Bedürfnisse des Kunden und die Kapazitäten des Projektteams in Einklang zu bringen. Nur wenn alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand sind, kann das Projekt zielgerichtet starten.

Diese Abstimmung erfolgt unmittelbar zu Projektbeginn zwischen Auftraggeber und Projektleitung.

Dabei werden die Leitplanken definiert:

• Budget: Welcher finanzielle Rahmen steht zur Verfügung?
• Projektanforderungen & Scope: Was gehört zum Projekt und was explizit nicht?
• Projektziele: Welcher Nutzen soll am Ende stehen?
• Zeitrahmen & Meilensteine: Welche Fristen sind unumstößlich?

Das Magische Dreieck: Parameter festlegen

In jedem IPMA® Seminar wird deutlich: Auftragsklärung bedeutet, das „Magische Dreieck“ aus Ressourcen/Qualität, Zeit und Kosten auszubalancieren. Diese Parameter müssen bereits in der Klärungsphase eindeutig abgestimmt werden. Nur so kann die Projektleitung den Fortschritt überwachen und sicherstellen, dass das Projekt innerhalb der vereinbarten Grenzen bleibt.

Von der Auftragsklärung hängen Erfolg oder Misserfolg des Projekts ab.

Durch eine gründliche Auftragsklärung können Fehler vermieden werden, die andernfalls später im Projektverlauf auftreten könnten. Daher lohnt es sich, mehr Zeit für die Auftragsklärung einzuplanen. Projektmanager müssen ihre Aufgabe verstehen und sie mit dem Auftraggeber final abstimmen.

Auftragsklärung und Projektmanagement – ein Zusammenspiel

Die Auftragsklärung ist der erste Schritt im Projektmanagementprozess. Das Projektteam müsse über alle relevanten Informationen verfügen und ist gefordert, Rückfragen zu stellen. Eine klare Auftragsklärung schafft die Grundlage für eine erfolgreiche Projektplanung und -steuerung.

Auf der Grundlage der Auftragsklärung erstellt der Projektmanager einen detaillierten Projektplan, der den vereinbarten Leistungsumfang und die Vorgehensweise abbildet:

• Beschreibung der Ziele
• Definition der Meilensteine
• Budgetvorgaben
• Benötigte Ressourcen
• Zeitpläne

Dieser Plan dient als Leitfaden für das gesamte Projekt und hilft dem Projektmanager, das Projekt innerhalb des vereinbarten Rahmens zu steuern. Regelmäßiges Controlling sowie der regelmäßige Austausch mit dem Team und dem Kunden stellen sicher, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Sollten Änderungen erforderlich sein, ermöglicht die enge Abstimmung mit dem Kunden, dass das Projekt weiterhin den Anforderungen entspricht.

Auftragsklärung als Basis für den Projektplan

Die Auftragsklärung ist somit der Grundstein für den Projektplan und für den erfolgreichen Abschluss jedes Projekts. Nur durch eine sorgfältige Klärung der Ziele, Anforderungen und Ressourcen kann das Projekt erfolgreich gesteuert werden.

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