Projektstrukturplan (PSP): Aufbau, Erstellung und Beispiel

Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan stellt den gesamten Inhalt eines Projekts übersichtlich und hierarchisch dar. Ein großes Vorhaben wird schrittweise in kleinere, besser planbare Bestandteile zerlegt.

Auf der obersten Ebene des PSP steht das Gesamtprojekt, darunter folgen beispielsweise Teilprojekte, Projektphasen oder größere Aufgabenbereiche. Die Untergliederung stoppt beim kleinsten Teil des Projektstrukturplans, dem Arbeitspaket.

Dieses Arbeitspaket beschreibt einen abgegrenzten Teil des Projekts, der planbar, einer verantwortlichen Person zuordenbar und bearbeitbar ist. Somit zeigt der PSP ein Gesamtbild auf, das eine bestimmte Frage beantwortet:

Was gehört alles zum Projekt?

Im Gegensatz zu Ablauf- und Terminplänen legt der PSP jedoch noch nicht fest, wann und in welcher Reihenfolge die einzelnen Aufgaben stattfinden, sondern beantwortet in erster Linie die Frage:

Was muss im Projekt erledigt werden?

Somit stellt der PSP mit seinen Elementen die Grundlage für die Projektplanung dar, aus der im weiteren Projektverlauf der Ablaufplan gebildet werden kann. Aus seinen Elementen lassen sich Aktivitäten, Termine, Kosten, Ressourcen und Verantwortlichkeiten ableiten.

Wozu dient der Projektstrukturplan?

Bei umfangreichen oder größeren Projekten kann der Überblick über zu erledigende Aufgaben schnell verloren gehen. Der Projektstrukturplan schafft hier eine einheitliche Struktur für das gesamte Projekt.

Er hilft also:

• den vollständigen Projektumfang sichtbar und greifbar zu machen
• umfangreiche Aufgaben in überschaubare Teile zu zerlegen
• Zuständigkeiten festzulegen
• Aufwände und Kosten besser zu planen
• Termine und Abläufe vorzubereiten
• Schnittstellen zwischen Aufgaben zu erkennen
• sicherzustellen, dass wichtige Aufgaben nicht übersehen oder gar vergessen werden.

Aus diesen Gründen bildet der PSP häufig die Grundlage für die weitere Planung. Erst wenn bekannt ist, was erledigt werden muss, lässt sich sinnvoll planen, wer etwas übernimmt, wann es erledigt wird und welche Ressourcen dafür benötigt werden.

Wie ist der Projektstrukturplan aufgebaut?

Wie bereits genannt, ist der PSP hierarchisch, bedeutet, er wird von oben bis unten kleinteiliger und detaillierter. So kann ein vereinfachter PSP beispielsweise so aussehen:

Gesamtprojekt (Einführung einer Lernplattform)
↓
Teilprojekte oder größere Aufgabenbereiche (z.B. Analyse & Planung)
↓
Teilaufgaben (z.B. Anforderungen erfassen)
↓
Arbeitspakete

Wie kann der Projektstrukturplan gegliedert werden?

Der PSP kann auf unterschiedliche Art aufgebaut werden. Welches Gliederungsprinzip für den spezifischen PSP passend ist, hängt vom jeweiligen Projekt selbst ab.

Typische Gliederungsformen eines PSP sind:

• Phasenorientiert: Gliederung nach Projektphasen, wie z.B. Planung, Umsetzung, Abschluss.
• Objektorientiert: Gliederung nach Ergebnissen / Bestandteilen des Projekts, wie einzelnen Produkten, Systemen oder Baugruppen.
• Funktionsorientiert: Gliederung nach Tätigkeiten / Funktionen, wie Entwicklung, Marketing, oder Beschaffung.
• Gemischt: Eine Kombination verschiedener Gliederungsprinzipien auf unterschiedlichen Ebenen.

Der wichtigste Aspekt ist, dass der gesamte Umfang des Projekts eindeutig und möglichst vollständig abgebildet wird.

Was ist ein Arbeitspaket im Projektstrukturplan?

Das Arbeitspaket ist sowohl die unterste Ebene des Projektstrukturplans, als auch das kleinste Element. Es fasst Aufgaben so zusammen, dass diese konkret geplant und einer verantwortlichen Person oder Organisationseinheit zugeordnet werden können.

Für ein Arbeitspaket können anschließend beispielsweise folgende Informationen festgelegt werden:

• Ziel, beziehungsweise erwartetes Ergebnis
• verantwortliche Person
• benötigter Aufwand und Ressourcen
• geplante Kosten
• Termine / Dauer
• Schnittstellen zu anderen Arbeitspaketen

Der Projektstrukturplan selbst enthält dabei zunächst die Struktur des Projekts. Detaillierte Termine und zeitliche Abhängigkeiten werden in weiteren Planungsschritten festgelegt

Wie erstellt man einen Projektstrukturplan?

Ein PSP entsteht meistens nicht auf einmal, sondern schrittweise:

1. Gesamtprojekt festlegen: Im ersten Schritt wird definiert, was zum Projekt gehört und welches Ergebnis erreicht werden soll
2. Projekt strukturieren: Das Gesamtprojekt wird in größere Teilbereiche, Teilprojekte oder Phasen gegliedert.
3. Teilbereiche weiter zerlegen: Die einzelnen Bereiche werden so lange untergliedert, bis ausreichend konkrete Aufgaben entstanden sind.
4. Arbeitspakete definieren: Auf der untersten Ebene werden eindeutig abgrenzbare und planbare Arbeitspakete gebildet.
5. Vollständigkeit prüfen: Abschließend wird kontrolliert, ob alle benötigten Projektbestandteile aufgenommen und Überschneidungen nach Möglichkeit vermieden sind.

Der PSP soll also so detailliert wie nötig, aber nicht detaillierter als sinnvoll sein. Eine zu grobe Struktur erschwert die Planung, während eine zu starke Untergliederung den PSP unübersichtlich macht.

Welche Vorteile bietet ein Projektstrukturplan?

Ein gut aufgebauter PSP schafft eine gemeinsame Sicht auf das Projekt und erleichtert die Abstimmung im Projektteam. Besonders bei umfangreichen Vorhaben hilft er dabei, den Gesamtumfang beherrschbar zu machen, zu sortieren und eine gemeinsame Planungsgrundlage zu schaffen.

Genau deshalb sollte ein Projektstrukturplan regelmäßig geprüft werden. Ändert sich der Projektumfang wesentlich, kann auch eine Anpassung der Projektstruktur notwendig werden.