Prozesslandkarte erstellen: Anleitung und Beispiel aus der Praxis

Was ist eine Prozesslandkarte?

Eine Prozesslandkarte ist die übergeordnete Darstellung der Prozesslandschaft eines Unternehmens. Sie zeigt die wesentlichen Geschäftsprozesse und ordnet sie in eine verständliche Struktur ein. Dabei geht es nicht um einzelne Arbeitsschritte, sondern um das Zusammenspiel der Prozesse innerhalb der Organisation. Die Prozesslandkarte ist damit ein Bestandteil der Prozessarchitektur. Sie schafft Orientierung und bildet die Grundlage für die Auswahl, Analyse und Verbesserung einzelner Prozesse.

ZIEL: Transparenz über die gesamte Prozesslandschaft schaffen und erkennen, wie die verschiedenen Unternehmensbereiche zur Wertschöpfung beitragen.

Was gehört in eine Prozesslandkarte?

Eine klassische Prozesslandkarte unterscheidet drei Prozessarten: Führungsprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse.

1. Führungsprozesse: Das Unternehmen steuern

Führungsprozesse, auch Managementprozesse genannt, geben die strategische Ausrichtung vor. Sie schaffen die Rahmenbedingungen für die übrigen Unternehmensprozesse.

Typische Beispiele sind:

• Strategieentwicklung
• Unternehmensplanung
• Disziplinarische und fachliche Führung

2. Kernprozesse: Leistungen für Kunden erbringen

Kernprozesse bilden die eigentliche Wertschöpfung eines Unternehmens ab. Sie tragen unmittelbar dazu bei, Produkte oder Dienstleistungen für Kunden bereitzustellen.

Beispiele aus einem produzierenden Unternehmen sind:

• Entwicklung
• Einkauf und Beschaffung
• Produktion und Montage

Welche Abläufe zu den Kernprozessen gehören, hängt vom Geschäftsmodell ab. Bei einem Dienstleister steht beispielsweise die Erbringung der vereinbarten Dienstleistung im Mittelpunkt.

3. Unterstützungsprozesse: Die Leistungserbringung ermöglichen

Unterstützungsprozesse stellen die notwendigen Ressourcen und Leistungen für andere Unternehmensprozesse bereit. Sie sind nicht unmittelbar auf die Leistungserbringung gegenüber externen Kunden ausgerichtet, aber für einen funktionierenden Geschäftsbetrieb unverzichtbar.

Zu den Unterstützungsprozessen gehören beispielsweise:

• IT
• Personal
• Buchhaltung

Wie erstellt man eine Prozesslandkarte?

Eine Prozesslandkarte sollte übersichtlich bleiben und die tatsächliche Prozesslandschaft des Unternehmens widerspiegeln. Für die Erstellung empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen.

Schritt 1: Ziel und Betrachtungsperspektive festlegen

Klären Sie zunächst, was die Prozesslandkarte zeigen soll. Geht es um die Gesamtorganisation oder um einen bestimmten Unternehmensbereich? Soll die Darstellung vor allem die Wertschöpfung verdeutlichen oder die Zusammenarbeit zwischen Funktionen sichtbar machen?

In der Prozessgestaltung lassen sich drei Perspektiven unterscheiden:

• Funktionsorientiert: Betrachtung nach Abteilungen und organisatorischen Zuständigkeiten
• Wertschöpfungsorientiert: Betrachtung der Prozesse, die zur Erstellung einer Leistung beitragen
• Kundenorientiert (End-to-End): Betrachtung des gesamten Ablaufs aus Sicht des Kunden, auch über Abteilungsgrenzen hinweg

Für eine übergreifende Prozesslandkarte ist eine wertschöpfungs- oder kundenorientierte Betrachtung besonders hilfreich.

Schritt 2: Wesentliche Unternehmensprozesse identifizieren

Erfassen Sie zunächst die wichtigsten wiederkehrenden Abläufe des Unternehmens.

Leitfragen können sein:

• Welche Leistungen erbringen wir für unsere Kunden?
• Welche Prozesse sind dafür erforderlich?
• Wie werden diese Prozesse gesteuert?
• Welche internen Leistungen unterstützen die Umsetzung?

Beziehen Sie dabei die verantwortlichen Fachbereiche ein. So vermeiden Sie, dass wichtige Abläufe oder Schnittstellen übersehen werden.

Schritt 3: Prozesse den drei Prozessarten zuordnen

Ordnen Sie die identifizierten Prozesse den Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen zu. Diese Gliederung bildet die Grundstruktur der Prozesslandkarte. Achten Sie darauf, Prozesse und Abteilungen nicht miteinander zu verwechseln. Ein Prozess kann mehrere Abteilungen durchlaufen. Beispielsweise kann die Auftragsabwicklung den Vertrieb, die Leistungserbringung und die Buchhaltung verbinden.

Schritt 4: Prozesse auf der richtigen Ebene darstellen

Eine Prozesslandkarte soll Orientierung bieten und nicht jedes Detail eines Ablaufs abbilden.

In der Prozesshierarchie lassen sich verschiedene Ebenen unterscheiden:

• Prozesslandschaft: Überblick über die wesentlichen Unternehmensprozesse
• Hauptprozess: Größerer zusammenhängender Geschäftsablauf
• Teilprozess: Inhaltlich abgegrenzter Bestandteil eines Hauptprozesses
• Prozessschritt: Einzelner Schritt innerhalb eines Teilprozesses
• Aktivität: Konkrete auszuführende Tätigkeit

Für die Prozesslandkarte reicht in der Regel die Darstellung der übergeordneten Prozesse. Die einzelnen Prozessschritte und Aktivitäten werden erst bei der detaillierten Prozessmodellierung relevant.

Schritt 5: Zusammenhänge und Schnittstellen prüfen

Betrachten Sie anschließend, wie die Prozesse miteinander verbunden sind.

• Wo werden Informationen, Materialien oder Ergebnisse übergeben?
• Welche Prozesse sind voneinander abhängig?
• Wo entstehen möglicherweise Abstimmungsprobleme?

Gerade an Schnittstellen zwischen Abteilungen können Informationsverluste, Doppelarbeit und Verzögerungen auftreten. Die Prozesslandkarte hilft, diese Zusammenhänge auf übergeordneter Ebene sichtbar zu machen. Für die genaue Analyse einzelner Abläufe sind ergänzende Prozessmodelle notwendig.

Schritt 6: Prozesslandkarte abstimmen und aktuell halten

Prüfen Sie die Darstellung gemeinsam mit den zuständigen Fachbereichen und Prozessverantwortlichen.

• Sind alle wesentlichen Prozesse enthalten?
• Stimmen ihre Bezeichnungen und Zuordnungen?
• Ist die Darstellung auch für Mitarbeitende verständlich, die nicht täglich mit Prozessmanagement arbeiten?

Eine Prozesslandkarte sollte bei wesentlichen organisatorischen oder prozessualen Veränderungen aktualisiert werden. Nur dann bleibt sie eine verlässliche Grundlage für die weitere Prozessgestaltung.

Prozesslandkarte: Beispiel aus einem Unternehmen

Ein produzierendes Unternehmen möchte seine Abläufe transparenter gestalten und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessern.

Die Prozesslandkarte könnte folgendermaßen aufgebaut sein.

Führungsprozesse:

• Strategieentwicklung
• Unternehmensplanung
• Personalführung
• Kernprozesse

Kernprozesse:

• Entwicklung
• Einkauf und Beschaffung
• Produktion und Montage

Unterstützungsprozesse:

• IT
• Personalverwaltung
• Buchhaltung

Die Darstellung zeigt, welche Prozesse für die Leistungserbringung notwendig sind und wie diese grundsätzlich in die Organisation eingebettet sind. Für die weitere Analyse kann beispielsweise der Kernprozess „Einkauf und Beschaffung“ ausgewählt werden. Erst auf dieser Ebene werden einzelne Tätigkeiten, Schnittstellen, Verantwortlichkeiten und mögliche Schwachstellen näher untersucht. Damit bildet die Prozesslandkarte den Ausgangspunkt für die vertiefte Prozessanalyse.

Prozesslandkarte und Prozessmodell: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe werden häufig verwechselt. Sie beschreiben jedoch unterschiedliche Darstellungsebenen.

Prozesslandkarte:

• zeigt die Prozesslandschaft im Überblick
• macht sichtbar, welche wesentlichen Prozesse existieren und wie sie eingeordnet sind

Prozessmodell:

• beschreibt einen konkreten Ablauf im Detail
• zeigt beispielsweise Tätigkeiten, Entscheidungen, Verantwortlichkeiten und die Reihenfolge einzelner Prozessschritte

Für die detaillierte Prozessmodellierung stehen unterschiedliche Methoden zur Verfügung, etwa:

• Flowchart (Flussdiagramm): Stellt Tätigkeiten und Entscheidungen als Ablauf dar.
• Swimlane-Diagramm: Verdeutlicht, welche Bereiche oder Rollen für einzelne Schritte verantwortlich sind.
• Business Process Model and Notation (BPMN): Ermöglicht die standardisierte Modellierung von Geschäftsprozessen.

Eine Prozesslandkarte ersetzt diese Darstellungen nicht. Sie hilft vielmehr dabei, die Prozesse auszuwählen, die anschließend genauer untersucht werden sollen.

Welche Fehler sollte man beim Gestalten einer Prozesslandkarte vermeiden?

Eine Prozesslandkarte ist nur dann hilfreich, wenn sie verständlich und auf das Wesentliche konzentriert bleibt.

Typische Fehler sind:

• Zu viele Details: Einzelne Aktivitäten und Arbeitsschritte machen die Darstellung unübersichtlich.
• Abteilungen statt Prozesse: Die Darstellung orientiert sich ausschließlich an der Aufbauorganisation und zeigt keine abteilungsübergreifenden Abläufe.
• Unklare Zuordnung: Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse werden nicht nachvollziehbar unterschieden.
• Fehlende Abstimmung: Die Prozesslandkarte wird ohne Beteiligung der zuständigen Fachbereiche erstellt.
• Keine Aktualisierung: Veränderungen der Prozesslandschaft werden nicht berücksichtigt.

Besonders wichtig ist die richtige Betrachtungsperspektive. Eine rein funktionsorientierte Darstellung kann dazu führen, dass Schnittstellen zwischen Abteilungen zu wenig berücksichtigt werden. Eine gute Prozesslandkarte macht deshalb nicht nur Zuständigkeiten sichtbar, sondern unterstützt das Verständnis für die übergreifende Wertschöpfung.

Fazit: Die Prozesslandkarte schafft Orientierung

Eine Prozesslandkarte zeigt die wesentlichen Prozesse eines Unternehmens und ordnet sie in Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse ein. Sie schafft Transparenz über die Prozesslandschaft und bildet die Grundlage, um einzelne Prozesse gezielt auszuwählen, zu analysieren und zu verbessern. Entscheidend ist dabei nicht die Menge der dargestellten Informationen, sondern eine klare, verständliche Struktur.

Wer die Prozesslandkarte und weitere Methoden der Prozessgestaltung praktisch anwenden möchte, kann diese Kenntnisse in unserer Prozessmanagement-Weiterbildung vertiefen.