Stakeholderanalyse im Projektmanagement: 5 Schritte mit Praxisbeispiel

Was ist eine Stakeholderanalyse?

Die Stakeholderanalyse ist Bestandteil der sozialen Projektumfeldanalyse. Sie untersucht Personen und Gruppen, die ein Projekt beeinflussen, von ihm betroffen sind oder ein Interesse am Projektergebnis haben. Dazu gehören beispielsweise Auftraggeber, Führungskräfte, Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten oder externe Partner. Ziel ist es, Interessen, Erwartungen und Befürchtungen zu verstehen, mögliche Konflikte frühzeitig zu erkennen und geeignete Kommunikations- und Beteiligungsmaßnahmen abzuleiten.

Die Stakeholderanalyse bildet damit eine wichtige Grundlage für ein gezieltes Stakeholdermanagement.

Stakeholderanalyse und Umfeldanalyse: Was ist der Unterschied?

Die Projektumfeldanalyse betrachtet zwei Perspektiven:

• Sachliches Umfeld: Welche politischen, wirtschaftlichen, sozialen, technologischen, rechtlichen oder ökologischen Faktoren beeinflussen das Projekt?
• Soziales Umfeld: Welche Personen oder Gruppen beeinflussen das Projekt? Welche Interessen verfolgen sie und wie stehen sie zum Vorhaben?

Zur Untersuchung sachlicher Einflussfaktoren kann beispielsweise die PESTLE-Analyse eingesetzt werden. Erkenntnisse aus dem sachlichen Umfeld fließen insbesondere in das Risikomanagement ein. Die Analyse des sozialen Umfelds bildet dagegen die Grundlage für das Stakeholdermanagement. Beide Perspektiven hängen zusammen. Neue gesetzliche Anforderungen können beispielsweise technische Anpassungen erfordern und gleichzeitig unterschiedliche Interessen bei den Projektbeteiligten auslösen.

Praxisbeispiel: Digitaler Freigabeprozess bei einem Netzbetreiber*

Ein Übertragungsnetzbetreiber möchte die Prüfung und Freigabe technischer Planungsunterlagen vereinheitlichen und digitalisieren. Bisher erfolgen Abstimmungen zwischen Projektleitungen, technischer Planung, externen Planungsbüros und weiteren Fachbereichen über unterschiedliche Systeme und Kommunikationswege. Das führt zu Rückfragen, unklaren Dokumentenständen und verzögerten Entscheidungen. Mit dem neuen Freigabeprozess sollen Unterlagen zentral bereitgestellt, Prüfungen nachvollziehbar dokumentiert und Verantwortlichkeiten eindeutig geregelt werden.

Allerdings verfolgen die Beteiligten unterschiedliche Interessen:

• Projektleitung: verlässliche Freigabetermine und transparente Entscheidungen
• Technische Planung: fachlich korrekte Prüfungen und ausreichende Bearbeitungszeit
• IT-Abteilung: sichere Systemintegration und stabiler Betrieb
• Externe Planungsbüros: klare Anforderungen und unkomplizierte Abläufe
• Mitarbeitende: verständliche Prozesse und möglichst wenig Zusatzaufwand

Wie lassen sich diese unterschiedlichen Erwartungen berücksichtigen, damit der neue Prozess erfolgreich eingeführt werden kann? Genau hier setzt die Stakeholderanalyse an.

*Hinweis: Das Praxisbeispiel ist fiktiv und dient der Veranschaulichung der Methode.

Stakeholderanalyse erstellen: Vorgehen in 5 Schritten

Eine systematische Stakeholderanalyse umfasst fünf Schritte: Identifikation, Analyse, Bewertung, Maßnahmenplanung, Umsetzung und Überwachung.

Schritt 1: Stakeholder identifizieren

Zunächst werden alle relevanten Personen und Gruppen erfasst, die das Projekt beeinflussen können oder von seinen Ergebnissen betroffen sind.

Hilfreiche Fragen sind:

• Wer trifft wichtige Entscheidungen?
• Wer ist an der Umsetzung beteiligt?
• Wer muss später mit dem Projektergebnis arbeiten?
• Wer kann das Projekt unterstützen oder behindern?
• Welche externen Beteiligten müssen berücksichtigt werden?

Beim Netzbetreiber gehören unter anderem Projektleitung, technische Planung, IT-Abteilung, Dokumentationsverantwortliche und externe Planungsbüros zu den Stakeholdern.

PRAXISTIPP: Berücksichtigen Sie nicht nur formale Entscheidungsträger. Auch Mitarbeitende ohne direkte Entscheidungsbefugnis können die spätere Akzeptanz eines Projektergebnisses wesentlich beeinflussen.

Schritt 2: Interessen und Erwartungen analysieren

Nach der Identifikation werden die Interessen der Stakeholder systematisch untersucht.

Dabei wird zwischen bekannten und vermuteten Interessen unterschieden:

• Bekannte Interessen beruhen auf Gesprächen, dokumentierten Anforderungen oder konkreten Aussagen.
• Vermutete Interessen sind zunächst Annahmen des Projektteams und sollten überprüft werden.

Zusätzlich werden Erwartungen und Befürchtungen erfasst. Dabei können Interessen das Projekt unterstützen oder mit seinen Zielen in Konflikt stehen.

Beispiel aus der Praxis: Die Projektleitung möchte Freigaben beschleunigen. Die technische Planung befürchtet dagegen möglicherweise, dass kürzere Bearbeitungsfristen zu Lasten der fachlichen Qualität gehen. Beide Perspektiven sind nachvollziehbar, können aber zu Zielkonflikten führen. Entscheidend ist deshalb, Interessen nicht vorschnell zu bewerten, sondern ihre Hintergründe zu verstehen und Annahmen im direkten Austausch zu überprüfen.

Schritt 3: Stakeholder bewerten

Auf Grundlage der Interessenanalyse werden die Stakeholder bewertet.

Zwei Kriterien stehen dabei im Mittelpunkt:

• Konfliktwahrscheinlichkeit: Wie wahrscheinlich sind Konflikte zwischen den Interessen eines Stakeholders und den Projektzielen?
• Macht und Einfluss: Wie stark kann ein Stakeholder Entscheidungen, Ressourcen oder den Projektverlauf beeinflussen?

Die Ergebnisse können in einem Stakeholderportfolio dargestellt werden. Daraus ergeben sich unterschiedliche Handlungsschwerpunkte.

Stakeholderportfolio:

• Hohe Konfliktwahrscheinlichkeit, hoher Einfluss: Frühzeitig einbinden, Interessen klären und Konflikte aktiv bearbeiten.
• Hohe Konfliktwahrscheinlichkeit, geringer Einfluss: Bedenken ernst nehmen und geeignete Beteiligungsmöglichkeiten schaffen.
• Geringe Konfliktwahrscheinlichkeit, hoher Einfluss: Zusammenarbeit sichern und regelmäßig abstimmen.
• Geringe Konfliktwahrscheinlichkeit, geringer Einfluss: Angemessen informieren und Veränderungen beobachten.

WICHTIG: Hoher Einfluss bedeutet nicht automatisch, dass ein Stakeholder dem Projekt kritisch gegenübersteht. Ebenso können Beteiligte mit geringem Einfluss stark von Veränderungen betroffen sein.

Das Portfolio dient deshalb als Orientierungshilfe. Welche Maßnahmen geeignet sind, hängt von der konkreten Projektsituation ab.

Schritt 4: Kommunikations- und Beteiligungsmaßnahmen planen

Aus den Ergebnissen der Analyse und Bewertung werden konkrete Maßnahmen für das Stakeholdermanagement entwickelt.

Dabei können unterschiedliche Stakeholderrollen sichtbar werden:

• Unterstützer: Stehen dem Projekt positiv gegenüber und leisten beispielsweise inhaltliche Unterstützung.
• Promotoren: Fördern das Projekt durch Macht, Fachwissen oder Beziehungen.
• Gegner: Widersprechen dem Vorhaben oder behindern seine Umsetzung.
• Springer: Sind noch nicht eindeutig positioniert und können ihre Haltung verändern.

Diese Rollen beschreiben die aktuelle Haltung im jeweiligen Projektkontext. Sie können sich im Verlauf des Projekts verändern.

Je nach Situation kommen unterschiedliche Kommunikationsstrategien infrage:

• Partizipativ: Stakeholder aktiv beteiligen, gemeinsam Lösungen entwickeln und mitentscheiden lassen.
• Diskursiv: Unterschiedliche Standpunkte sachlich diskutieren und Konflikte offen bearbeiten.
• Repressiv/informativ: Beteiligungsmöglichkeiten begrenzen oder die Kommunikation auf ausgewählte Informationen beschränken.

Die letzte Strategie ist kritisch zu betrachten. Insbesondere Ausgrenzung oder ein bewusster Informationsstopp können Vertrauen und Akzeptanz nachhaltig beeinträchtigen.

Beispiel beim Netzbetreiber: Die technische Planung und die Projektleitungen werden frühzeitig an der Gestaltung des neuen Freigabeprozesses beteiligt. Mit externen Planungsbüros werden Anforderungen und Schnittstellen abgestimmt. Die IT-Abteilung erhält klare technische Anforderungen und feste Abstimmungstermine. So werden unterschiedliche Interessen berücksichtigt und mögliche Konflikte frühzeitig bearbeitet.

Schritt 5: Maßnahmen umsetzen und überwachen

Die geplanten Maßnahmen müssen anschließend verbindlich in den Projektalltag überführt werden. Ein Kommunikationsplan legt fest, welche Informationen wann, wie und an wen weitergegeben werden.

Für das Beispiel des Netzbetreibers könnten folgende Maßnahmen vereinbart werden:

• Geschäftsführung: 14-tägliche Statusberichte zu Projektfortschritt und wichtigen Entscheidungen.
• Projektleitungen: Regelmäßige Abstimmungen zu Anforderungen, Freigaben und Terminen.
• Technische Planung: Gemeinsame Workshops zur Gestaltung des neuen Prüfprozesses.
• IT-Abteilung: Technische Abstimmungen zu Schnittstellen, Sicherheit und Systemintegration.
• Externe Planungsbüros: Frühzeitige Informationen, klare Vorgaben und Beteiligung an Praxistests.

Ergänzend zeigt eine Kommunikationsmatrix, welche Stakeholder über welche Kanäle und in welcher Häufigkeit Informationen erhalten oder beteiligt werden. Dazu gehören beispielsweise Jour fixes, Workshops, Projektinformationen oder E-Mails. Die Umsetzung sollte regelmäßig überprüft werden: Erreichen die Informationen die richtigen Personen? Werden Konflikte rechtzeitig erkannt? Müssen Maßnahmen angepasst werden?

Eine Stakeholderanalyse ist keine einmalige Bestandsaufnahme, sondern ein fortlaufendes Instrument des Projektmanagements.

Welche Fehler sollten Sie bei der Stakeholderanalyse vermeiden?

Das Modell kann helfen, Reaktionen auf Veränderungen besser einzuordnen und unterschiedliche Bedürfnisse während eines Auch eine strukturierte Analyse kann ihre Wirkung verfehlen, wenn wichtige Aspekte übersehen werden.

1. Nur Entscheidungsträger berücksichtigen

Projektverantwortliche konzentrieren sich häufig auf Auftraggeber und Führungskräfte. Dabei werden Mitarbeitende übersehen, die später mit den Projektergebnissen arbeiten müssen.

2. Vermutete Interessen als Fakten behandeln

Nicht jede Einschätzung des Projektteams entspricht der tatsächlichen Haltung eines Stakeholders. Gerade bei möglichen Konflikten sollten Annahmen im Gespräch überprüft werden.

3. Einfluss mit Zustimmung verwechseln

Einflussreiche Stakeholder sind nicht automatisch Unterstützer. Ebenso können Personen ohne formale Macht wichtige Hinweise auf Risiken und Probleme geben.

4. Keine konkreten Maßnahmen ableiten

Eine Interessenanalyse oder ein Stakeholderportfolio verbessert allein noch keine Zusammenarbeit. Erst passende Kommunikations- und Beteiligungsmaßnahmen machen die Ergebnisse nutzbar.

5. Die Analyse nicht aktualisieren

Neue Anforderungen, veränderte Zuständigkeiten oder Konflikte können die Interessenlage verändern. Deshalb sollte die Stakeholderanalyse während des Projekts regelmäßig überprüft werden.

Stakeholderanalyse und Stakeholdermanagement: Was ist der Unterschied?

Die Begriffe werden häufig gemeinsam verwendet, beschreiben aber unterschiedliche Aufgaben. Die Stakeholderanalyse identifiziert relevante Personen und Gruppen, untersucht ihre Interessen und Erwartungen und bewertet mögliche Konflikte sowie ihren Einfluss auf das Projekt. Das Stakeholdermanagement umfasst darüber hinaus die Planung, Durchführung und Überwachung geeigneter Kommunikations- und Beteiligungsmaßnahmen. Die Stakeholderanalyse liefert somit eine wichtige Grundlage für das Stakeholdermanagement.

Fazit: Stakeholder verstehen und gezielt einbinden

Projekte werden nicht allein durch gute Planung, klare Termine und geeignete Methoden erfolgreich. Ebenso entscheidend ist der Umgang mit unterschiedlichen Interessen, Erwartungen und Einflussmöglichkeiten. Eine systematische Stakeholderanalyse hilft, mögliche Konflikte frühzeitig zu erkennen und die Zusammenarbeit bewusst zu gestalten. Das Vorgehen folgt fünf Schritten: Stakeholder identifizieren, Interessen analysieren, Einfluss und Konfliktwahrscheinlichkeit bewerten, Maßnahmen planen sowie deren Umsetzung überwachen. Entscheidend ist nicht, möglichst viele Stakeholder zu erfassen, sondern aus der Analyse die richtigen Maßnahmen für das Projekt abzuleiten.

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