Kanban im Projektmanagement: Projekte transparent und flexibel steuern

Ein Projektplan kann zeigen, wann eine Aufgabe erledigt sein soll. Er macht aber nicht zwangsläufig sichtbar, warum Arbeit gerade nicht weiterfließt und an welchen Stellen Engpässe im Projektablauf entstehen. Genau an diesem Punkt kann Kanban die Projektsteuerung ergänzen und eine neue Sicht ins Projekt bringen.

Kanban kurz eingeordnet

Kanban wird im Projektmanagement häufig als agiler Steuerungsansatz genutzt. Aufgaben und ihr aktueller Bearbeitungsstand werden auf einem Board visualisiert. WIP-Limits begrenzen parallele Arbeit, während das Pull-Prinzip einen kontinuierlichen Arbeitsfluss unterstützt. Alle Grundlagen zu dieser Methode erklären wir ausführlich in unserem Lexikonartikel zu Kanban.

Wie ändert sich die Perspektive im Projekt durch Kanban?

Im Gegensatz zu klassischen Planungsmethoden, setzt Kanban auf einen agilen Steuerungsansatz. Der Blickwinkel wird hier weniger auf ursprünglich geplante Abläufe gelegt, sondern betrachtet den aktuellen Arbeitsfluss deutlich stärker und zeigt auf, an welchen Stellen sich operative Arbeit staut. Nehmen wir ein Gantt-Diagramm zum Vergleich:

Ein Gantt-Diagramm richtet den Blick besonders auf zeitliche Abläufe:

• Welche Arbeitspakete müssen wann erledigt werden?
• Wann beginnen und enden sie?
• Welche Aufgaben sind abhängig voneinander?
• Welche Meilensteine müssen erreicht werden?

Kanban hingegen betrachtet die operative Durchführung. Dadurch werden Fragen relevant wie:

• Was wird aktuell bearbeitet?
• Wo sammeln sich Aufgaben?
• An welcher Stelle ist Arbeit blockiert?
• Wie viele Aufgaben kann ein Team parallel zuverlässig bearbeiten?

Der Projektplan beschreibt den geplanten Weg. Kanban zeigt auf, wie sich die Arbeit tatsächlich durch diesen Weg bewegt. Wichtig hierbei ist, dass Kanban damit nicht als umfänglicher Ersatz der klassischen PM-Methoden funktioniert, sondern vielmehr als eine Ergänzung um eine flussorientierte Perspektive, die an Stellen greift, an denen eine rein planorientierte Sicht auf das Projekt nicht mehr ausreichend ist.

Wie kombiniert man Kanban mit klassischer Projektplanung?

Nehmen wir das Arbeitspaket „Website-Inhalte erstellen“ aus einem fiktiven Projektplan.

Für die reine Terminplanung reicht diese Ebene zunächst aus. In der täglichen Arbeit steckt dahinter aber eine Vielzahl konkreter Aufgaben.

• Startseitentext erstellen
• Produktseiten überarbeiten
• Bilder auswählen
• SEO-Angaben prüfen
• Fachbereiche abstimmen
• Texte freigeben
• Inhalte im CMS einpflegen

Diese Aufgaben können über ein Kanban-Board gesteuert werden.

Bereit → In Bearbeitung → Prüfung → Freigabe → Erledigt

Dadurch wird sichtbar was innerhalb des Arbeitspakets gerade passiert, ohne am Projektplan selbst Änderungen vorzunehmen.

Der Projektplan zeigt beispielsweise weiterhin:

„Inhaltserstellung: 1.–20. September“

Das Kanban-Board kann gleichzeitig zeigen:

„Acht Seiten warten auf Freigabe, während zeitgleich weitere Texte produziert werden.“

So wird ein Problem sichtbar, bevor sich daraus zwangsläufig eine Terminverschiebung entwickelt.

Wie werden Engpässe sichtbar?

Angenommen, mehrere Personen erstellen gleichzeitig Inhalte für die neue Website. Die fachliche Freigabe darf aber nur durch zwei Verantwortliche erfolgen.

Auf dem Kanban-Board könnte das nach einiger Zeit beispielsweise so aussehen:

In Bearbeitung: 3 Aufgaben
Prüfung: 2 Aufgaben
Freigabe: 9 Aufgaben

Das Problem liegt damit nicht zwangsläufig in der Geschwindigkeit der Texterstellung.

Der Engpass befindet sich bei der Freigabe.

Die Projektleitung kann nun konkret reagieren:

• zusätzliche Freigabekapazität schaffen,
• Verantwortlichkeiten neu verteilen,
• Freigabekriterien vereinfachen,
• besonders wichtige Seiten priorisieren oder
• vorübergehend weniger neue Inhalte beginnen.

Ein klassischer Terminplan kann diese Informationen ebenfalls aufnehmen. Kanban macht die Entstehung des Problems jedoch unmittelbar im laufenden Arbeitsprozess sichtbar.

Erkenntnisse aus Kanban fließen zurück in den Projektplan

Die beiden Instrumente sollten deshalb nicht getrennt voneinander betrachtet werden.

Bleibt die Freigabe trotz Gegenmaßnahmen dauerhaft ein Engpass, kann sich das beispielsweise auf die technische Einpflege oder den geplanten Go-live auswirken.

Dann muss die Projektleitung prüfen:

• Muss zusätzliche Kapazität eingeplant werden?
• Kann die Reihenfolge verändert werden?
• Sind einzelne Seiten für den Go-live verzichtbar?
• Muss ein Meilenstein angepasst werden?

Der Ablauf sieht damit vereinfacht so aus:

Planen → Arbeit durchführen → Arbeitsfluss beobachten → Problem erkennen → Maßnahmen ableiten → Auswirkungen auf den Projektplan prüfen

Kanban liefert also Informationen aus der operativen Arbeit zurück in die übergeordnete Projektsteuerung.

Fazit: Zwei Perspektiven auf dasselbe Projekt

Kanban und klassische Projektplanung müssen sich nicht gegenseitig ersetzen. Sie beantworten unterschiedliche Fragen.

Der Projektplan zeigt, was bis wann erreicht werden soll. Kanban macht sichtbar, was mit dieser Arbeit während der Umsetzung tatsächlich passiert.

Im Beispiel des Website-Relaunchs wird dadurch ein Rückstau bei der Freigabe sichtbar, bevor er zwangsläufig den Go-live gefährdet. Die Projektleitung kann reagieren und die gewonnenen Erkenntnisse bei Bedarf wieder in Termin-, Ressourcen- oder Meilensteinplanung einfließen lassen.

Welche Tools lassen mich Kanban-Boards digital aufsetzen?

Gerade in verteilten oder hybriden Teams wird Kanban häufig digital abgebildet. Entscheidend ist dabei weniger das einzelne Tool als die Frage, wie gut sich der tatsächliche Arbeitsprozess darin darstellen und gemeinsam steuern lässt.

• Jira und Azure DevOps eignen sich besonders für komplexere IT- und Entwicklungsprojekte mit detaillierten Workflows und vielen Abhängigkeiten.
• Microsoft Planner bietet sich für Teams an, die bereits intensiv mit Microsoft 365 arbeiten und Kanban möglichst unkompliziert in ihre bestehende Arbeitsumgebung integrieren möchten.
• Asana und Monday.com verbinden visuelle Aufgabensteuerung mit weiteren Funktionen für Projekt- und teamübergreifende Planung.

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Methoden situationsgerecht einsetzen: Kanban im IPMA®-Kontext

Professionelles Projektmanagement bedeutet nicht, für jedes Projekt dieselbe Methode einzusetzen. Entscheidend ist, Vorgehensweisen passend zur Projektsituation auszuwählen und sinnvoll miteinander zu verbinden.

Kanban kann den methodischen Werkzeugkasten dabei ergänzen:

• Klassisch und agil verbinden: Termin-, Meilenstein- und Strukturplanung lassen sich um eine operative Steuerung des Arbeitsflusses ergänzen.
• Steuerungsbedarf erkennen: Sichtbare Blockaden und Engpässe liefern zusätzliche Informationen für Entscheidungen im Projekt.
• Methoden bewusst auswählen: Kanban ist kein Selbstzweck, sondern eine mögliche Antwort auf Projekte mit vielen parallelen Aufgaben, Übergaben oder Veränderungen.

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