Kanban: Aufgaben sichtbar machen und Arbeitsflüsse steuern

Was bedeutet Kanban?

Kanban stammt aus dem Japanischen und bedeutet übersetzt „Karte“, „Schild“ oder „Signalkarte“. Die Methode hat ihre Wurzeln im Toyota Productions System, wo Karten zur Steuerung von Material- und Produktionsflüssen eingesetzt wurden. Daraus entwickelte sich das Pull-Prinzip:

Nachgelagerte Prozessschritte fordern Arbeit oder Material dann an, wenn entsprechende Kapazität beziehungsweise Bedarf besteht.

Heute wird Kanban auch außerhalb der Produktion eingesetzt, besonders zur Steuerung von Wissensarbeit und Dienstleistungen. Dabei wird Arbeit:

• sichtbar gemacht,
• nach ihrem Bearbeitungsstand geordnet,
• nur in begrenztem Umfang parallel begonnen,
• kontinuierlich durch einen definierten Prozess geführt.

Kanban konzentriert sich somit auf einen gleichmäßigen und transparenten Arbeitsfluss, statt auf eine möglichst hohe Auslastung einzelner Personen.

Was ist ein Kanban-Board?

Ein Kanban-Board ist letztendlich nichts anderes als die visuelle Darstellung eines Arbeitsprozesses. Es kann analog auf einem Whiteboard oder digital mit Hilfe von Softwarelösungen aufgesetzt sein.

Typische Bestandteile des Kanban-Boards sind:

• Spalten für einzelne Prozessphasen
• Karten für Aufgaben oder Arbeitspakete
• WIP-Limits (Work in Progress-Limits), um parallele Arbeiten zu begrenzen
• Zusatzinformationen wie Verantwortliche, Prioritäten und Termine

Wie das Kanban-Board im Endeffekt ausgestaltet ist, hängt hierbei auch vom tatsächlichen Arbeitsablauf ab. Ein Marketingteam benötigt z.B. ein anderes Board als ein Projektteam, die IT-Abteilung oder Entwickler.

Wie funktioniert Kanban?

Das einfachste Kanban-Board besteht lediglich aus drei aufeinanderfolgenden Spalten:

To-Do → In Arbeit → Erledigt.

Jede Aufgabe wird durch eine Karte dargestellt. Während der Bearbeitung wandert sie von links nach rechts durch den Prozess. In der Praxis wird das Kanban-Board häufig deutlich genauer aufgebaut. Zum Beispiel:

Backlog → Bereit → Bearbeitung → Prüfung → Freigabe → Erledigt

Dadurch ist im Board jederzeit erkennbar:

• Welche Aufgaben anstehen
• Welche Aufgaben in Bearbeitung sind und wer sie bearbeitet
• Welche Aufgaben auf Bearbeitung warten
• An welcher Stelle Engpässe entstehen können
• Welche Aufgaben bereits abgeschlossen sind

Die zentralen Prinzipien von Kanban:

• Arbeit visualisieren

Alle relevanten Aufgaben und Prozessschritte werden im Kanban-Board eingetragen, wordurch ein gemeinsames Bild über den Arbeitsstand entsteht

• Arbeitsfluss beobachten

Kanban betrachtet den Gesamtprozess, statt einzelner Teile. Verzögerungen, Wartezeiten und überlastete Prozessschritte sollen hierdurch möglichst früh und vereinfachter sichtbar werden.

• Pull-Prinzip nutzen

Das Pull-Prinzip hilft dabei, Arbeitskapazitäten zu wahren. Neue Aufgaben werden nicht einfach in die nächste Bearbeitungsstufe gedrückt, sondern erst dann, wenn dort tatsächlich Kapazität vorhanden ist.

• Laufende Arbeit mit WIP-Limits begrenzen

Ein wesentliches Element von Kanban sind WIP-Limits. Diese Limits legen fest, wie viele Aufgaben sich zeitgleich in einer bestimmten Prozessphase befinden dürfen. Somit schließt das Team erst bereits begonnene Aufgaben ab, anstatt immer wieder neue Dinge zu beginnen.

Welche Vorteile bietet Kanban?

Kanban kann insbesondere dabei helfen:

• Arbeitsstände transparent darzustellen,
• Prioritäten sichtbar zu machen,
• parallele Arbeit zu reduzieren,
• Engpässe schneller zu erkennen,
• Wartezeiten zu reduzieren,
• Verantwortlichkeiten nachvollziehbarer zu machen und
• bestehende Prozesse schrittweise zu verbessern.

Ein weiterer Vorteil ist der vergleichsweise einfache Einstieg: Ein bestehender Arbeitsprozess kann zunächst visualisiert werden, ohne dass unmittelbar neue Rollen oder eine komplett neue Projektorganisation eingeführt werden müssen.

Auch wenn Kanban eine simple Methode bietet, Arbeitsflüsse transparent und strukturiert aufzusetzen, verbessert das Kanban-Board alleine jedoch keinen Arbeitsprozess. Damit Kanban funktioniert müssen Aufgaben regelmäßig gepflegt und festgelegte Regeln eingehalten werden.

Ist Kanban eine agile Methode?

Kanban wird häufig im agilen Projekt- und Arbeitsumfeld eingesetzt und unterstützt agile Prinzipien wie Transparenz, Anpassungsfähigkeit und kontinuierliche Verbesserung.

Kanban ist jedoch nicht auf agile Projekte beschränkt. Die Methode kann auch innerhalb klassischer oder hybrider Arbeitsweisen eingesetzt werden.

In welchen Bereichen kann Kanban eingesetzt werden?

Kanban ist kein Nischenprodukt, sondern lässt sich überall dort einsetzen, wo Transparenz und Flexibilität gefordert sind, z.B.:

• Projektmanagement: Transparente Steuerung laufender Aufgaben
• Marketing & Kampagnen: Steuerung von Content- und Freigabeprozessen
• Service & Support: Bearbeitung und Priorisierung von Tickets
• Softwareentwicklung: Steuerung von Entwicklungs- und Prüfprozessen

Wie Kanban klassische Projektplanung konkret ergänzen kann, zeigen wir in unserem Beitrag „Kanban im Projektmanagement“.