Meilensteintrendanalyse interpretieren: Was die Kurven über Ihr Projekt verraten

Wozu dient eine Meilensteintrendanalyse?

Die Meilensteintrendanalyse dient vor allem dazu, die Termintreue wichtiger Projektmeilensteine kontinuierlich zu beobachten. Zu festgelegten Berichtszeitpunkten wird für jeden Meilenstein neu eingeschätzt, wann er voraussichtlich erreicht wird. Diese Prognosen werden über die Zeit miteinander verbunden.

Dadurch wird sichtbar:

• ob ein Meilenstein weiterhin zum geplanten Termin erreichbar ist
• ob sich ein Termin schrittweise nach hinten verschiebt
• ob sich eine frühere Verzögerung wieder stabilisiert
• ob mehrere Meilensteine gleichzeitig unter Druck geraten
• wo Projektleitung und Team genauer hinschauen sollten

Die MTA beantwortet damit vor allem die Frage: Wie entwickeln sich unsere wichtigsten Projekttermine – und wo zeichnet sich Handlungsbedarf ab?

WICHTIG: Die MTA überwacht vor allem Termine

Eine Meilensteintrendanalyse ist ein Instrument des Termincontrollings.Sie zeigt nicht unmittelbar, ob ein Projekt sein Budget einhält oder ob die geforderte Qualität erreicht wird. Natürlich können Terminverschiebungen mit Ressourcen-, Kosten- oder Qualitätsproblemen zusammenhängen. Diese Ursachen müssen jedoch zusätzlich untersucht werden.

Die MTA zeigt zunächst: Ein Termin entwickelt sich anders als geplant.

Die anschließende Projektsteuerung muss klären: Warum passiert das – und welche Auswirkungen hat es?

Was bedeutet eine waagerechte Linie?

Bleibt die Prognoselinie eines Meilensteins über mehrere Berichtszeitpunkte weitgehend waagerecht, wird der erwartete Termin nicht verändert. Das ist zunächst ein positives Signal: Das Projektteam geht weiterhin davon aus, dass der Meilenstein zum prognostizierten Termin erreicht werden kann. Eine stabile Linie bedeutet allerdings nicht automatisch, dass alles problemlos läuft. Die zugrunde liegende Terminprognose sollte weiterhin realistisch überprüft werden.

Was bedeutet eine ansteigende Linie?

Wandert die Linie eines Meilensteins im Verlauf der Berichtszeitpunkte nach oben, wird sein erwarteter Erreichungstermin immer weiter nach hinten verschoben. Das ist ein typisches Warnsignal.

Beispiel: Ein Meilenstein soll ursprünglich am 15. Juni erreicht werden.

Bei den folgenden Statusberichten wird der Termin neu eingeschätzt:

• April: 15. Juni
• Mai: 30. Juni
• Anfang Juni: 15. Juli

Die MTA zeigt dadurch nicht erst im Juli eine Terminüberschreitung. Sie macht bereits vorher sichtbar, dass sich die Erwartungen kontinuierlich verschlechtern. Für die Projektleitung lautet die entscheidende Frage deshalb: Was verursacht die wiederholte Verschiebung?

Mögliche Ursachen können beispielsweise sein:

• Abhängigkeiten zu anderen Arbeitspaketen
• fehlende Entscheidungen
• Kapazitätsengpässe
• technische Probleme
• ungeklärte Anforderungen
• externe Lieferverzögerungen

Die MTA zeigt das Symptom. Die Ursachenanalyse erfolgt anschließend.

Was bedeutet eine fallende Linie?

Wird ein Meilenstein zu einem späteren Berichtszeitpunkt wieder früher erwartet, fällt seine Prognoselinie.

Das kann beispielsweise passieren, wenn:

• ein Engpass beseitigt wurde
• zusätzliche Kapazitäten verfügbar sind
• Aufgaben schneller abgeschlossen werden
• eine zuvor angenommene Verzögerung nicht eintritt

Auch eine fallende Linie sollte jedoch nicht automatisch als Erfolg interpretiert werden. Prüfen Sie, warum sich die Prognose verbessert hat und ob der neue Termin realistisch ist.

Was bedeutet ein stark schwankender Verlauf?

Besonders interessant sind Meilensteine, deren erwartete Termine wiederholt nach vorne und hinten verschoben werden. Ein solcher Verlauf kann darauf hinweisen, dass die Terminprognose noch sehr unsicher ist.

Mögliche Gründe sind:

• Anforderungen verändern sich häufig
• wichtige Abhängigkeiten sind nicht geklärt
• Aufwände werden regelmäßig neu eingeschätzt
• Informationen fehlen
• Verantwortlichkeiten sind unklar
• Terminprognosen werden nicht systematisch erstellt

In diesem Fall liegt das Problem möglicherweise nicht nur beim einzelnen Meilenstein. Die Projektleitung sollte prüfen, ob Planung, Informationsfluss oder Entscheidungswege grundsätzlich verbessert werden müssen.

Wenn mehrere Meilensteine gleichzeitig nach hinten wandern

Verschieben sich mehrere nachgelagerte Meilensteine gleichzeitig, kann das auf eine Abhängigkeit im Projekt hinweisen.

• Beispielsweise verzögert sich in einem Softwareprojekt zunächst die Freigabe der Anforderungen. Kurz darauf verschieben sich auch Entwicklung, Test und Go-live.

Die einzelnen Terminabweichungen sind dann nicht unabhängig voneinander. Die MTA hilft dabei, solche Entwicklungen sichtbar zu machen.

Für die Steuerung muss anschließend geprüft werden:

• Wo beginnt die Verzögerung?
• Welche Meilensteine hängen davon ab?
• Gibt es zeitliche Puffer?
• Welche Gegenmaßnahmen sind möglich?
• Ist der geplante Projektendtermin noch realistisch?

Beispiel: Einführung eines neuen CRM-Systems

Geplant sind unter anderem folgende Meilensteine:

• Anforderungen freigegeben
• System konfiguriert
• Datenmigration abgeschlossen
• Key-User-Test beendet
• Go-live

Beim ersten Statusbericht erscheinen alle Termine stabil. Einige Wochen später wird die Freigabe der Anforderungen nach hinten verschoben. Beim nächsten Bericht verschiebt sich daraufhin auch die erwartete Fertigstellung der Konfiguration. Wenig später gerät die Datenmigration unter Termindruck.

Die MTA macht nun deutlich: Es handelt sich nicht mehr nur um eine isolierte Terminverschiebung. Eine frühere Verzögerung wirkt auf nachgelagerte Meilensteine.

Genau an diesem Punkt liefert die Grafik eine Grundlage für das Gespräch im Projektteam:

• Welche Abhängigkeiten bestehen?
• Welche Termine lassen sich noch halten?
• Wo muss gegengesteuert werden?

Die MTA zeigt Handlungsbedarf – nicht automatisch die Lösung

Eine Meilensteintrendanalyse zeigt Terminverläufe und auffällige Entwicklungen. Sie erklärt aber nicht automatisch, warum diese entstehen. Wenn ein Meilenstein kontinuierlich nach hinten wandert, muss die Projektleitung deshalb tiefer einsteigen.

Je nach Situation können weitere Instrumente helfen, etwa:

• Termin- und Ablaufplanung
• Risikoanalyse
• Ressourcenplanung
• Ursachenanalyse
• Statusgespräche mit Verantwortlichen
• Prüfung von Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen

Die MTA ist damit vor allem ein Frühwarn- und Kommunikationsinstrument.

Wann ist eine Meilensteintrendanalyse besonders hilfreich?

Die Methode ist besonders sinnvoll, wenn ein Projekt mehrere wichtige Meilensteine besitzt und deren Entwicklung regelmäßig überprüft werden soll.

Sie eignet sich beispielsweise für Projekte mit:

• verbindlichen Entscheidungs- und Freigabeterminen
• mehreren voneinander abhängigen Projektphasen
• regelmäßigen Statusberichten
• mehreren Teilprojekten oder Verantwortungsbereichen
• einem hohen Bedarf an transparenter Terminsteuerung

Gerade gegenüber Auftraggebern oder Lenkungsgremien kann die grafische Darstellung helfen, Entwicklungen schneller verständlich zu machen.

Drei Fragen beim Lesen einer MTA

Eine MTA sollte nicht nur präsentiert, sondern interpretiert werden. Stellen Sie bei jedem Statusbericht drei Fragen:

1. Welche Linien verändern sich?

Identifizieren Sie Meilensteine, deren Prognosetermine gegenüber dem vorherigen Berichtszeitpunkt angepasst wurden.

2. Wie entwickelt sich der Trend?

Eine einmalige Verschiebung ist anders zu bewerten als eine kontinuierlich steigende oder stark schwankende Linie.

3. Was steckt hinter der Entwicklung?

Erst die Ursachenanalyse macht aus der Beobachtung eine Grundlage für Entscheidungen und Gegenmaßnahmen. So wird aus einem Diagramm ein Werkzeug für die Projektsteuerung.

Meilensteintrendanalyse erstellen statt nur interpretieren

Wenn Sie zunächst wissen möchten, wie eine MTA aufgebaut wird und wie Sie die Termine in einem Diagramm erfassen, finden Sie dazu unsere ausführliche Anleitung inklusive Excel-Vorlage:

Meilenstein-Trendanalyse erstellen: Anleitung und Vorlage

Fazit: Nicht erst reagieren, wenn der Termin bereits überschritten ist

Der größte Nutzen einer Meilensteintrendanalyse liegt nicht darin, eine bereits eingetretene Verspätung zu dokumentieren. Sie macht sichtbar, wie sich Terminprognosen über die Zeit entwickeln. Stabile Linien schaffen Orientierung. Kontinuierlich steigende oder stark schwankende Verläufe zeigen dagegen, wo genauer hingeschaut werden sollte. Richtig eingesetzt hilft die MTA Projektverantwortlichen deshalb, Terminrisiken frühzeitig zu erkennen, Ursachen zu untersuchen und rechtzeitig über geeignete Maßnahmen zu entscheiden.

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In den Projektmanagement-Weiterbildungen von REUTER Management Training lernen Teilnehmende, Projektmanagement-Methoden passend zur jeweiligen Situation auszuwählen und praktisch einzusetzen.